Хочу организовать городской фестиваль своими силами! Что делать?

В ленте соцсетей регулярно появляются новости о неудачах, преследующих организаторов крупных культурных событий — выставок, забегов, благотворительных ярмарок, концертов, лекций, кинопоказов и других. У одних ломается техника, другие не успевают собрать сцену (или привезти артистов), третьих вместе со зрителями заливает дождь, а четвертым все портит внезапно нагрянувшая инспекция или непоследовательность городских властей. Кажется, что удачные мероприятия проводят специально обученные профессионалы, а у простого смертного не хватит на это навыков, знаний и упорства. Мы попросили друзей нашей редакции из Центра современной культуры «Смена», которые уже несколько лет проводят в Казани книжный фестиваль, рассказать, как это делается.

Задайте себе несколько простых вопросов. В чем ваша идея? Что именно вы хотите устроить — лекторий, кинопоказ, фестиваль? Каковы цели и задачи задуманного вами события? Важно отличать ясно сформулированную цель от абстрактных фантазий. Сравните: «Я хочу сделать научно-популярный лекторий. Будет классно» и «В апреле я хочу собрать команду единомышленников и организовать в баре для студентов и выпускников научно-популярную лекцию, на которой должны присутствовать не менее 300 человек». Если придумать свой формат не очень получается, можно организовать событие в своем городе по франшизе (как, например, лектории Science Slam, Курилка Гутенберга, 15×4 или кинофестиваль «360 градусов») — как правило, основатели таких проектов только и ждут, когда к ним присоединятся единомышленники из новых городов.

Дальше — команда. В одиночку вам не справиться, так что соберите команду из надежных людей, которым близка ваша идея. Ядром проекта могут стать два-три человека: например, продюсер (руководство проектом, разработка концепции, коммуникация со спикерами, модерация события), координатор (организационные вопросы: переговоры с площадкой, взаимодействие с волонтерами, ведение документации) и пиарщик (дизайн, подготовка рекламных материалов, взаимодействие со СМИ). Постарайтесь найти людей с опытом — тех, кто уже занимался организацией похожих событий. Главное — чтобы каждый участник команды хорошо понимал свои задачи.

Когда общие зоны ответственности распределены, составьте детальный список задач и сроков их выполнения в форме, доступной для всех членов команды: Google Docs, Basecamp, Trello или любой программе, которой удобно пользоваться и которую можно регулярно проверять. Такие таск-листы значительно облегчат вам жизнь и позволят видеть, как продвигаются параллельные процессы организации. Это может показаться излишней бюрократизацией, но поверьте: когда процесс разбит на миллион мелких задач и крайне важно ничего не упустить, без подобных технологий не обойтись (да, кто-то впервые в жизни увидит гугл-документ, но вам придется объяснить каждому, почему это важно). Помимо совместной работы в онлайне проводите регулярные оффлайн-встречи для проверки готовности, а отсутствующих членов команды подключайте по скайпу. Чем чаще вы будете отслеживать соблюдение таймлайнов, тем ниже шансы допустить ошибку в какой-нибудь мелочи.

Почти! Но сначала надо найти деньги — совсем без денег провести мероприятие невозможно.

Во-первых, изучите гранты и конкурсы регионального и всероссийского уровня (их много тут — от грантов Президента РФ до Фонда Прохорова); главное в работе с грантами — внимательно читать требования к оформлению заявок и соблюдать их (прочитайте, как избежать популярных ошибок, и изучите в качестве примера фестиваль стрит-арта в Нижнем Новгороде при поддержке «Лукойла»).

Во-вторых, разузнайте о целевых программах в вашем регионе, изучите сайты местного правительства и профильных комитетов, ответственных за культуру, науку, образование или спорт (в зависимости от выбранной вами темы) — и обязательно спросите совета у тех, кто уже получал поддержку от местных властей.

В-третьих, попробуйте провести краудфандинг — взамен на прямые пожертвования вы можете предлагать донорам билеты на событие и необычные вознаграждения (у одной из популярных платформ Planeta.ru есть пособие по запуску крауд-проектов); похожую модель можно реализовать иначе — начав заранее продавать билеты через сайты вроде kassir.ru и concert.ru.

В-четвертых, попробуйте найти спонсора: в вашем городе наверняка есть компании (возможно, филиалы федеральных), чья целевая аудитория совпадает с вашей (все больше компаний поддерживают культуру). Важно грамотно составить партнерский пакет и доходчиво объяснить спонсору, что именно вам нужно, и какую пользу спонсор получит от работы с вами. Ни в коем случае не ограничивайтесь отправкой презентации — какой бы классной она ни была, без личной встречи с потенциальным партнером денег вам не видать. И конечно, вы всегда можете поступить проще и вложить собственные средства.

Определитесь с датой события — лучше иметь в запасе две-три подходящих даты; например, для события на 100-200 человек вам хватит 1-2 месяцев на всю подготовку, а если речь о фестивале от 2 до 10 тысяч человек, то хорошо бы иметь в запасе год. Затем начинайте поиск площадки. Учитывайте вместительность помещения (комфортно ли будет 200 зрителям сидеть в этом зале?), соответствие формату события (конечно, можно сделать большой фестиваль в клубе и часовой концерт в парке — но лучше наоборот), доступность (в историческом центре или рядом с остановками общественного транспорта), общее техническое состояние (качество ремонта, тепло, холод, духота) и соответствие требованиям противопожарной безопасности (найдите знакомого архитектора, он подскажет).

Второстепенно, но все равно очень важно — есть ли на площадке работающая техника и технический специалист? Работает ли гардероб и есть ли внутри пункт общепита? Дадут ли вам возможность сделать небольшую перепланировку? Перед осмотром площадок полезно составить для себя чек-лист и отмечать все детали вплоть до высоты сцены и количества туалетов — ведь вам не нужны очереди или недовольные посетители, которым не видно экран. В случае громких событий проверьте, нет ли рядом жилых домов. Если событие проходит на улице, то придется много всего арендовать и транспортировать: сцену, мебель, шатры, техническое оборудование, а для этого продумать логистику (кто, когда и на чем привезет и увезет все оснащение), плюс договориться с полицией и скорой и, конечно же, предусмотреть свои действия в случае непогоды (чтобы не повторить грустный опыт фестиваля «Нашествие»).

Чтобы связаться с нужным вам медийным человеком, вы можете либо обратиться в организацию, с которой он часто работает (вузы, издательства, медиа или фонды в случае ученых и популяризаторов науки; лейблы, площадки, творческие объединения в случае артистов), либо поискать контакты через общих знакомых. Если вы определились с темой, но пока не знаете, кто мог бы о ней рассказать — спрашивайте экспертов из этой области.

Когда контакт налажен, узнайте, выступал ли уже спикер в вашем городе (если нет, то ему, скорее всего, будет интересно прочитать лекцию в новом месте и расширить аудиторию), подумайте, какой проект в этот момент ему наиболее интересен (возможно, он недавно выпустил книгу или альбом и вы сможете ему помочь сделать дополнительную рекламу), обязательно сообщите ключевую информацию о событии и запросите личный и технический райдер (если райдера нет — заранее узнайте, как он хотел бы добраться, чем планирует заняться в свободное время, готов ли пообщаться с журналистами, что ему потребуется для выступления). Когда вы обо всем договорились, важно своевременно купить билеты, забронировать гостиницу, спланировать трансфер, питание и прогулки по городу. Если спикеров много, эта работа превращается почти что в конвейер, но общение со спикерами важно вести одному и тому же человеку, чтобы с каждым был тесный личный контакт. И старайтесь предупреждать каждого из приглашенных гостей о том, с кем они разделят сцену, чтобы вдруг не вышло скандала.

Во-первых, у события должен быть бренд: придумайте запоминающееся название, найдите хорошего дизайнера и попросите его разработать фирменный стиль (главное — чтобы не вышло «консервативно, но не архаично»).

Во-вторых, определитесь с целевой аудиторией: кого вы ждет на своем событии? Чем они интересуются помимо этого? Как можно наладить с ними связь? Чем их можно зацепить? Если событие рассчитано на большое число зрителей, начинайте продвижение как можно раньше. И даже если вы делаете выставку современного искусства или лекцию о черных дырах, от маркетинговых инструментов вам не уйти — вы будете писать пресс-релизы, устраивать розыгрыши призов, отправлять навязчивые рассылки и размещать баннеры на сайтах партнеров. Сперва найдите журналистов в своем окружении — через личный контакт гораздо проще заинтересовать редакцию издания, а потом и их читателей. Работайте с каждым СМИ индивидуально: предлагайте эксклюзивные материалы и спецпроекты, будьте готовы взять на себя часть журналистской работы — связаться с героем, записать аудио, расшифровать или сфотографировать.

Еще больший, чем СМИ, охват у социальных сетей: в 2017 году невозможно что-то организовать, не понимая того, что такое «инвайтинг», «капча» и «таргет», в чем разница между встречей и группой «ВКонтакте» или сторис и трансляцией в инстаграме. Если таких слов вы не слышали, то найдите знакомого специалиста по СММ и попросите его поделиться опытом. Как правило, для раскрутки события среднего масштаба (до 1000 человек) нужно потратить пару тысяч рублей на таргетированную рекламу и пригласить подписчиков 10-15 крупных ВК-сообществ (от страниц вузов до локальных версий «Подслушано»).

Конечно, не стоит забывать про печатную рекламу (флаеры и афиши в местах, где бывает целевая аудитория) и про важность общения с лидерами мнений — медийными лицами вашего города, которые могут написать пост с призывом посетить событие. Чтобы спрогнозировать количество зрителей, удобным маркером служит количество людей, подписавшихся на новости вашего события в «ВКонтакте» или фейсбуке, а еще лучше позволяет отслеживать интерес предварительная регистрация — как правило, из 100 зарегистрированных людей в день события вы увидите 40-70 (редко больше).

Нет. Теперь надо подвести итоги, проанализировать прошедшее мероприятие, провести работу над ошибками, поблагодарить всех причастных и сделать так, чтобы они поработали с вами снова. Отправьте в СМИ пост-релиз с итогами события (количество активностей, число посетителей, самые яркие моменты; заготовить шаблон такого релиза можно заранее). Разошлите письма с благодарностью спикерам, партнерам, спонсорам, волонтерам. Опубликуйте в соцсетях самые удачные фотографии и видеозаписи всех лекций. Проследите, чтобы все договоренности со СМИ были выполнены, и делитесь всеми новыми статьями в своей ленте. Обязательно собирайте обратную связь от всех причастных к событию, чтобы учесть положительный и негативный опыт в будущем. Даже если после события вы остались в минусе, но ваша аудитория верит в вас и готова поддержать в трудную минуту — можно развернуть ситуацию в свою пользу и уйти красиво.

Пока да. А если нужны подробности, почитайте подробное методическое пособие, выпущенное одним из партнеров книжного фестиваля в Казани — просветительским фондом «Эволюция». Это пособие посвящено в первую очередь научно-популярным форматам, но оно будет полезно любому начинающему организатору городских событий — вне зависимости от сферы его интересов.