Справки, выписки, проверки — все это можно доверить роботам. Объясняем вместе с «Энвижн Груп».

В каждой компании есть процессы, состоящие из стандартных или повторяющихся операций. Например, ответы на письма, заполнение или обработка документов. Сегодня эти рутинные задачи выполняют люди. То же самое могут делать и роботы — при этом они многозадачны, работают быстрее и не допускают ошибок. Вместе с системным интегратором «Энвижн Груп», входящим в группу компаний «МТС», объясняем, как и зачем подключать роботов.

О каких роботах речь?

Такие роботы (а точнее, целая система) называются RPA (Robotic Process Automation). Это не ходячие железяки из фантастического фильма, а программы автоматизации, которые могут работать в том числе с использованием искусственного интеллекта. Они действуют, используя обычный компьютер или сервер, но физически не занимают никакого места. Поэтому мы и называем их невидимыми.

Что они умеют?

Можно занять робота продажами, управлением справочной информацией, задачами из HR или финансов, внутренним контролем и аудитом. RPA может справиться с любым типовым процессом — составить справку 2-НДФЛ для сотрудника, разнести банковские выписки, проверить наличие товара на складе, предупредить контрагента о задолженности, собрать информацию о кандидатах в интернете и многое другое. С помощью роботов можно автоматизировать часть работы предприятия — от документооборота в гостинице или торговом центре до бухгалтерии крупного завода или операционных процессов банка. Система справляется с некоторыми задачами до 15 раз быстрее человека и влечет меньше расходов.

Где взять таких роботов?

RPA часто называют виртуальными сотрудниками, но важно понимать, что, в отличие от людей, они не могут самообучаться. Роботы выполняют только те действия, которые для них прописаны. Чтобы начать использовать таких роботов, не нужно уметь программировать. Их помогают внедрить специальные компании — системные интеграторы. Например, «Энвижн Груп», с которой мы написали этот материал. Они автоматизируют нужные вам процессы и научат управлять роботами.

Как взаимодействовать с роботом, интуитивно понятно. Некоторые процессы настолько просты, что для управления достаточно перетащить пару графических элементов из одного столбца на экране в другой. Менять существующие IT-системы или покупать новые тоже не нужно. Роботы будут использовать те же программы и приложения, что и человек.

С каким корпоративным ПО они совместимы?

RPA могут переносить файлы, данные и другую информацию как между простыми программами, так и между сложными системами для организаций. Скажем, вам нужно ввести в систему «1С» данные из письма в почтовом клиенте. Робот справится с этим, а на перенос у него уйдет вдвое меньше времени, чем у сотрудника, который ежедневно делает то же самое и уже набил руку.

А вдруг робот что-то напутает?

Иногда RPA путают с системой машинного обучения — ML (machine learning, машинное обучение — англ.), где искусственный интеллект анализирует закономерности работы и может принимать самостоятельные решения, отходя от написанных человеком инструкций. Но в RPA все устроено гораздо проще. Робот не может отклониться от заданных правил и выполняет задачи, руководствуясь ими. Проще говоря, робот не способен ничего напутать, потому что просто не знает, что это возможно.

Они вообще безопасны?

RPA исключает риски безопасности, связанные с человеческим фактором. Все учетные данные содержатся в самой системе, детали защищены протоколами шифрования высокого уровня. Пароли к самой системе выдаются только уполномоченным сотрудникам, при этом доступ к приложениям и базам данных можно ограничивать разными уровнями. Центр управления фиксирует все предупреждения об ошибках и перепроверяет, кто из сотрудников запрашивал доступ к защищенным данным.

Весь рабочий процесс можно скрыть от глаз посторонних: задачи продолжают выполняться и при выключенном экране компьютера. Кроме того, задачи можно запускать автоматически — по расписанию.

В остальном работу и доступы RPA можно настроить и ограничить так же, как для обычного сотрудника. Например, запретить установку приложений из интернета или посещение потенциально вредоносных сайтов. Как, где и когда работал робот, тоже легко проверить: он оставляет те же электронные следы, что и человек.

Кто пользуется такими роботами?

Их применяют в разных сферах — финансах, ритейле, телекоммуникациях и многих других. Финансовый сектор традиционно усиленно заботится о безопасности и конфиденциальности данных, при этом стараясь ускорять и автоматизировать все возможные процессы. Поэтому RPA используют даже такие крупные банки, как Сбербанк или «Альфа-Банк». Последний планирует сэкономить благодаря роботам до 85 миллионов рублей в год.

Владелец сетей супермаркетов «Пятерочка», «Перекресток» и «Карусель» X5 Retail Group роботизировал множество процессов, связанных с документооборотом. Теперь роботы обрабатывают примерно 5 миллионов документов в год и проводят сверку более чем с 5 тысячами контрагентов. Первый робот был запущен спустя два месяца после старта проекта интеграции.

В телекоммуникациях тоже используют RPA. Весной 2018 года «МТС» запустила несколько роботов для автоматизации бухгалтерских функций и планирует роботизировать до 150 внутренних и внешних процессов.

А долго их внедрять?

Зависит от задач заказчика. В первую очередь нужно понять, какие процессы необходимо роботизировать, а затем уже подбирать, закупать и внедрять RPA. Компания-интегратор может справиться с этим за несколько месяцев.

Например, «Энвижн Груп» сперва проводит интервью с владельцами и экспертами по бизнес-процессам в компании-заказчике, чтобы выяснить, где RPA нужны прежде всего, и рассчитать потенциальный эффект.

Затем запускается пилотная версия: проверяется, как пользователи взаимодействуют с системой, проводится балансировка нагрузки, безопасность интеграции. В процессе — функциональных пользователей обучают управлять RPA. 

Следующим этапом запускают работоспособную тестовую версию на срок от трех месяцев до полугода. Если заказчика все устраивает, то RPA масштабируется на все необходимые процессы. При этом «Энвижн Груп» продолжает обслуживать по гарантии и оказывать техническую поддержку. А еще — может создать Центр компетенций, то есть обучить группу сотрудников компании-заказчика, которая будет поддерживать и настраивать роботов самостоятельно.

Как автоматизировать и ускорить процессы, освободить сотрудников от рутинной работы и сэкономить расходы — расскажут на консультации по внедрению RPA в системном интеграторе «Энвижн Груп».