Утром — совместная зарядка, вечером — виртуальный корпоратив Как общаться с коллегами на удаленке

Хочется верить, что режим самоизоляции совсем скоро закончится и мы вернемся к привычному образу жизни. Например, снова засядем в офисах. Никто не спорит, у работы из дома есть свои плюсы, но порой она может оказаться настоящим испытанием. В деловые созвоны неожиданно врываются дети, важные документы превращаются в игрушки для животных, а границы дня размываются — ночное письмо от коллеги становится обычным делом. Вместе с Mango Office — компанией, которая помогает бизнесу организовать и настроить удаленную работу — мы разобрались, как в нынешних условиях выстраивать рабочие коммуникации и не разучиться общаться — с любимыми коллегами, конечно. 

Начните рабочий день с совместной зарядки 

Утренняя гимнастика по видеосвязи — это и замена тимбилдингу, и забота о спине, которой дома приходится тяжеловато. Если в обычный день коллективные махи ногами и руками могут выглядеть странно и напоминать северокорейских школьников, то на удаленке это самое то. Кстати, согласно опросу HeadHunter, зарядка на рабочем месте нравится 88% сотрудникам. 

Выделите на гимнастику 15 минут рабочего времени — они бы все равно ушли на чай и обсуждение новостей с коллегами, а так контакт уже будет установлен, а эмоционального заряда хватит еще на несколько часов. Чтобы никто не растерялся, выберите самого ответственного, кто будет показывать движения и театрально говорить: «Три-четыре, закончили», — или одновременно запустите видео с упражнениями.

Рассказывайте о своих успехах и задачах

На удаленке важно не чувствовать себя в вакууме и понимать, какие процессы происходят в компании. Для этого можно созваниваться всей командой раз в неделю и рассказывать о своих задачах — что предстоит сделать, какая помощь понадобится. Идеальное время для такого созвона — утро понедельника. Помогает собраться с мыслями и составить план на ближайшую неделю, чтобы через семь дней созвониться и услышать, что вы работали великолепно.

Такой ритуал не только дает лишний повод пообщаться с коллегами, но и помогает эффективнее распределять дела. Когда люди видят, что другие тоже завалены работой, новые поручения не вызывают недоуменного «А почему я?». Задача, полученная не через менеджер задач, а лично от руководителя, поднимает чувство ответственности на новый уровень.

Mango Office — это виртуальное рабочее пространство с облачной телефонией для удаленной работы и общения с клиентами и коллегами. При помощи одной только виртуальной АТС можно совершать до 100 звонков одновременно с любого количества номеров. А системы переадресации, фиксации обращений, записи разговоров, отчеты по распределению звонков и анализу речи в общении с клиентом позволят анализировать и развивать бизнес-процессы. 

Не тяните с ответами

В офисе простой вопрос решается за секунду — по дороге от рабочего места до кулера. На удаленке на это может уйти много времени и нервов. Один отправил письмо, другой не заметил. Потом кто-то не понял, переспросил, ждал ответа — а тут уже и обедать пора. В итоге все злятся и поражаются необязательности друг друга. 

Чтобы такого не было, старайтесь отвечать, как только получаете письмо. Так вы о нем не забудете, а если внутри что-то сложное — оцените задачу и напишите, когда ждать ее выполнения. Это гораздо эффективнее, чем просто затаиться: вас не будет преследовать чувство вины, а коллега сможет спланировать дальнейшие действия.

Включайте видео на созвонах с коллегами

Видеосозвоны, с одной стороны, стимулируют как минимум умываться и причесываться по утрам. С другой — помогают лучше понимать друг друга. Так вы не запутаетесь, кто что говорит, а визуальный контакт спасет от неверной трактовки интонаций и, как следствие, лишних обид. А чтобы было интереснее, можно, например, устраивать тематические дни или задавать цветовой дресс-код. 

Если встретиться на видеоконференции прямо сейчас не всем удобно, а договориться нужно срочно — созвонитесь. В живом разговоре получится быстрее решить все вопросы, а лишний восклицательный знак в переписке или предложение, написанное капслоком, никому не испортит настрой.

Соблюдайте цифровой этикет

Групповые созвоны — тренд сезона. Кажется, уже все поняли, что нужно держать микрофон выключенным и включать его только тогда, когда нужно что-то сказать, иначе сквозь хор фоновых шумов будут слышны лишь возмущенные возгласы. Но это еще не все — правил, которые помогут сделать созвон более продуктивным, больше. Вот они. 

Не перебивайте. В привычной реальности задать короткий вопрос на планерке — легко и правильно. Во время созвона удерживать нить разговора сложнее, поэтому запишите вопрос и приберегите его до момента, когда коллега договорит. 

Не притворяйтесь рыбой. Перебивать и реагировать — разные вещи. Чтобы коллеге не казалось, что он говорит в пустоту, кивайте головой, если согласны, поднимите большой палец вверх, если он сделал что-то выдающееся, и посмейтесь над хорошей шуткой.

Используйте специконки. Если у вас созвон с клиентом или срочная задача, отметьте это в вашем статусе в настройках мессенджера. Так коллеги не подумают, что вы просто ушли спать, и не станут объявлять вас в международный розыск.

Одевайтесь во время созвонов. Полностью. Вам может неожиданно понадобиться встать, чтобы дотянуться до ежедневника или открыть дверь курьеру. Не все коллеги готовы к открытию, что на вас только пиджак и рубашка.

Облачные сервисы от Mango Office помогают наладить работу всей команды на удаленке. Телефонию можно встроить в 150 известных CRM (cистема управления продажами) для контроля ресурсов бизнеса и, например, оценки эффективности рекламы. У всех сотрудников будут короткие номера для быстрой связи, инструменты совместной работы, виртуальные переговорные комнаты и свой корпоративный мессенджер. Искать и спрашивать чей-то номер не придется.

Создайте свой стикерпак

Рабочие наборы стикеров для мессенджеров — новая корпоративная культура. Смех сближает, а фразы-мемы, которые повторяет кто-то из коллег, внутренние шуточки и вырезанные из фотографий с корпоратива лица помогают пережить эти темные времена с улыбкой. Для этого можно воспользоваться как старым добрым фотошопом, так и специальными приложениями (например, Stickers). Идеальное место для использования такого стикерпака — неофициальный чат для непринужденных бесед, смешных историй и фотографий с котиками. У вас нет такого? Самое время создать.

Устройте виртуальный корпоратив

Запоминающийся корпоратив — маст-хэв для неформальных отношений с коллегами. Их не все любят, но в условиях самоизоляции вам даже не придется скидываться и искать повод, чтобы уйти домой пораньше.

Отметить можно чей-то день рождения, успешную сделку (а ее точно стоит отметить!) или юбилей компании. Для этого можно посетить онлайн-театр (где играет Камбербэтч, например), набиться в виртуальный бар или поиграть всей командой в интеллектуальный квиз. И все это за один вечер! А еще можно попасть на онлайн-концерт мировой звезды типа Билли Айлиш и представлять, что она выступает исключительно для вас. Для полноты ощущений включите аудиосимулятор офиса — с шумом клавиатур и типичными офисными фразами.

Не пишите коллегам после окончания рабочего дня — дайте им и себе отдохнуть!

Кажется, что на удаленке не нужно тратить время на дорогу и можно как минимум час выкроить на личные дела. Но, по данным Bloomberg, с переходом на домашний офис рабочий день в некоторых европейских странах увеличился на два часа, а в США — на три. День на удаленке становится бесконечным из-за смешения личных и рабочих задач, но с этим можно бороться.

Не работайте на кухне и в постели. Чтобы снизить уровень стресса и не переносить свою тревожность на коллег и близких, выделите под домашний офис отдельное место. Да, не все могут позволить себе личный кабинет: комнаты часто заняты детьми, которые тоже на удаленке. Но рабочим пространством может стать даже балкон, главное — не дислоцироваться там, где вы спите и едите. Поэтому обязательно выбирайтесь из кровати, а если кухонный стол — единственное, куда можно сесть с ноутбуком, выносите его в другую комнату. 

Работайте только в рабочее время. Разделение работы и личной жизни — залог счастливой удаленки (так гласит мудрость). В условиях самоизоляции как никогда важно защищать свои границы и не нарушать чужие — от этого рабочее взаимодействие только выиграет. Отключайте оповещения в рабочих чатах после 20:00 и не мучайте коллег звонками и письмами в десять вечера. 

Отдыхайте. Пока привычные развлечения недоступны и все дни похожи друг на друга, заботиться о себе и отвлекаться от работы особенно важно, иначе самоизоляция грозит закончиться эмоциональным выгоранием! Не обесценивайте собственную усталость и ищите новые форматы отдыха — например, устройте домашний кинотеатр с попкорном или организуйте салон красоты с завивкой, массажем и масками. 

С Mango Office переход на удаленку займет один день — даже для крупной компании, сотрудники которой не привыкли работать вне офиса. При этом делать паузу в рабочем процессе не придется — ничего не собьется. Руководитель, например, сможет в режиме реального времени отслеживать работу удаленного колл-центра: он будет видеть очередь обращений клиентов, количество совершенных и пропущенных звонков.