Делу — время, планированию — час. Но как делать это правильно? Вот 8 проверенных советов

Иногда кажется, что у продуктивности две крайности. Мы либо сгораем на работе, закрывая одну задачу за другой, либо срываем дедлайны, но живем в свое удовольствие. На самом деле, если все правильно организовать, можно много чего успевать и при этом не чувствовать себя как выжатый лимон.

Найдите удобный способ записывать планы

Кто-то обожает писать планы на день в блокноте и вычеркивать сделанное. Кто-то предпочитает более технологичные решения, которые и уведомления пришлют, и откроются на любом устройстве. Кажется, что важно делать, а не записывать, но если вы выберете некомфортный способ ведения задач, есть риск бросить это дело через неделю.

Sau.app — это приложение для ведения дел. В нем можно планировать и рабочие задачи, и путешествие в компании друзей, и достижение личной мечты. А на случай, если вам нужно все это сразу, в Sau.app удобно разделили личные и рабочие задачи. Так вы сможете вести все дела в одной среде, не нарушая баланс между работой и личной жизнью.

Разделяйте дела на важные и не важные

Обычный список дел несколько сбивает с толку, потому что непонятно, с какой стороны за него браться. Поэтому было придумано несколько способов расстановки приоритетов. Один из них — матрица Эйзенхауэра. 

Ее идея в том, что все дела записываются не списком, а по квадратам: важные и срочные, важные и не срочные, не важные и срочные, не важные и не срочные.

В идеале самый первый квадрат всегда должен быть пустым — если какая-то задача дошла до него, вы уже где-то оплошали. Если так и случилось, эти задачи нужно делать в первую очередь. Во втором квадрате — основные задачи на день. Третий квадрат — это рутина, в которой можно зависнуть, поэтому к нему лучше приступать в последнюю очередь или делегировать. Четвертый квадрат — это дела, которые спокойно можно отложить на завтра и не чувствовать вины.

Составляйте планы не только на день 

Планы на день заряжают с утра, а также не дают забыть про важные вещи и утонуть в рутине. Но важно планировать и более длительные отрезки. Планы на месяц и год помогают решать глобальные задачи и не застрять в ежедневном беге в колесе.

Если посмотреть на руководителей компаний, которые не понаслышке знают о многозадачности, они часто делегируют весь микроменеджмент и больше времени уделяют стратегическому планированию. Так почему же не поступать аналогично со своим временем? Один из инструментов стратегического планирования — дерево целей. Для него нужно выбрать главную цель и дальше разделять ее на подзадачи, рисуя схему, похожую на корни дерева.

Разбивайте задачу на этапы

Маленькое дело сделать проще, чем большое. У него видимые границы, понятный путь к завершению и гораздо ближе удовольствие от выполненной задачи. В результате разбитое на несколько частей большое дело можно выполнить быстрее.

Один из способов разбивать цели на задачи — спринты, короткие отрезки, за которые нужно выполнить определенный объем работы. Так поступают команды разработчиков, использующих методологию Agile. Задачи спринта определяются заранее всей командой, а для отслеживания прогресса проводят ежедневные встречи, на которых все рассказывают о сделанной работе. После спринта подводят его итоги и планируют следующие задачи. Такой подход делает процесс более управляемым: благодаря ежедневному брифингу вы не окажетесь за день до дедлайна с невыполненной задачей. 

В Sau.app можно в один клик создавать планы на день в удобных to-do листах, синхронизировать их с календарем, разделять на этапы с помощью досок и прикреплять нужные для работы файлы. А для того чтобы посмотреть на процесс со стороны, есть удобные дэшборды. На них на одном экране видны все задачи, а цветовые индикаторы подсказывают, что идет по плану, а где нужно ускориться.

Планируйте и отдых тоже

Чтобы все успевать, иногда нужно ничего не делать! Звучит парадоксально, но отдых — это тоже важная часть работы. При этом важно отдыхать правильно. Так, даже пятиминутные перерывы нужно включать в план. Это поможет адекватно оценивать свое время и относиться к перерывам не как к прокрастинации, а как к важному этапу, который помогает восстанавливаться, а не тратить время впустую.

Один из способов осознанного отдыха — метод помодоро, названный в честь кухонного таймера в виде этого овоща. Основная идея — чередовать 25-минутные рабочие отрезки с пятиминутными паузами, а каждые два часа устраивать длительный перерыв на 15–30 минут.

Не только планируйте, но и делайте

Часто, приступая к новой задаче, хочется сделать все идеально. Начинается долгая подготовка, несколько этапов планирования и другие шаги, которые только создают видимость работы, но не приближают к выполнению цели. В результате начальный запал пропадает, а красивые, но невыполненные to-do листы вместо мотивации работают в обратную сторону.

Не давайте себе эмоционально выгореть 

Придумывайте себе награды за каждую выполненную крупную задачу или за закрытие всего списка дел напряженного дня. Прямо как в компьютерной игре! Такие награды напомнят лишний раз, что вы молодец, а у всех бесконечных дел есть какая-то цель, которая сделает вас счастливее.

Еще одна пилюля от выгорания — посильное количество задач. Так паника от накапливающегося кома дел не будет беспокоить вас уже с утра. А грамотное распределение сил поможет сделать все быстрее и не свалиться без сил к концу недели.

Составляйте каждый день новый список

Если сегодня не получилось закрыть все задачи, кажется логичным не тратить время на новое планирование, а продолжить завтра работать со старым списком, но это не лучший вариант. Во-первых, несделанные задачи будут напоминать о провале. А во-вторых, за день могло что-то измениться, и старые задачи или окажутся не в приоритете, или совсем потеряют актуальность.

В Sau.app можно работать не только одному, но и в команде, причем на любых устройствах, в том числе и офлайн. Чтобы пригласить к задаче нового участника, достаточно указать его email, даже если он еще не пользовался сервисом. Sau.app можно синхронизировать с любыми облачными сервисами, при этом все ваши данные будут защищены настройками приватности. Базовая версия сервиса бесплатная, а начать работу над новыми вдохновляющими целями можно по ссылке.