Перейти к материалам

Как спланировать идеальную командировку: 9 лайфхаков

Россия входит в топ-15 стран мира, которые тратят на командировки больше всего. Причем если в 2016 году расходы компаний составляли 16,1 миллиарда долларов, то, по подсчетам Global Business Travel Association, к 2021-му сумма вырастет уже до 23,5 миллиарда. Россияне стали больше путешествовать по работе, и это обходится компаниям все дороже. Вместе с сервисом OneTwoTrip for Business «Медуза» подготовила несколько лайфхаков, которые помогут сократить затраты на командировки и сделать поездки комфортными.

Составьте правила командировок для вашей компании

 Jaromir Chalabala / Shutterstock

Travel-политика — это бизнес-план для командировок. Компании он необходим, чтобы четко контролировать расходы, а сотрудникам — для удобства при оформлении и планировании командировок. В рамках travel-политики определяются суммы, которые компания готова тратить на деловые поездки сотрудников в зависимости от их позиции: какими рейсами они могут летать, в отелях какой ценовой категории будут останавливаться, могут ли рассчитывать на трансфер и компенсацию дополнительных расходов (например, мобильная связь и питание). В итоге сотрудники сами могут выбирать наиболее удобный для них вариант передвижения в рамках установленного лимита, покупать билеты или только бронировать их, отправляя заявки на одобрение в бухгалтерию.

Легче всего настраивать travel-политику не с нуля, а на базе уже готовой онлайн-платформы. Такая есть у OneTwoTrip for Business. Подключившись к системе, можно устанавливать права и назначать лимиты для сотрудников. Скажем, одному работнику полагаются перелеты только в экономклассе и проживание в отелях, категория которых не выше трех звезд, а для второго ограничения будут иными.

Поработайте над логистикой: чем короче командировка, тем дешевле

Bibiphoto / Shutterstock

Часто в России рабочие поездки организуются так: сегодня сотрудник прилетел, завтра — поприсутствовал на рабочем мероприятии, послезавтра — улетел домой. Итого ради одного мероприятия командировка растянулась три дня. Хотя при грамотном планировании все можно было уместить в одни сутки.

Просчитывать тайминг деловой поездки важно потому, что при коротких командировках компания может сэкономить на суточных. Время, потраченное на пересадки, равно как и любые другие вынужденные остановки в пути, работодатель по закону обязан компенсировать сотруднику за каждый день деловой поездки. А командировки по выходным и праздникам вообще должны оплачиваться по двойной ставке.

На случай, если у сотрудника возникнут трудности во время командировки в другой стране, а к работодателю он обратиться не сможет (например, из-за разницы в часовых поясах или праздничных дней), у OneTwoTrip for Business есть круглосуточная служба поддержки. Любая форс-мажорная ситуация решается в режиме реального времени, а не только в стандартные рабочие часы.

Узнайте, как все устроено в аэропорту, и проинструктируйте командировочного

Jannes Glas / Unsplash

Организатору командировки надо позаботиться не только о том, чтобы забронировать сотруднику номер в гостинице, заранее перечислить командировочные и купить билеты на самолет, но и сделать все для того, чтобы работник на этот самолет попал. Для этого нужно выяснить время начала регистрации и посадки, изучить расположение терминалов и несколько других параметров. К примеру, окончание регистрации в разных аэропортах может отличаться — от 45 до 30 минут до вылета. Время посадки авиакомпании тоже могут устанавливать по своему усмотрению. Но обычно при международных рейсах она начинается и заканчивается на 20–25 минут раньше, чем при перелетах внутри страны.

Если в пути запланирована пересадка, стоит сразу обратить внимание, придется ли менять терминалы. А в крупном стыковочном хабе нужно регулярно сверяться с информационным табло и перепроверять время вылета и посадки, а также номер самого рейса: в организации некоторых стыковочных перелетов задействованы сразу несколько перевозчиков, каждый из которых может использовать свои номера. Если сотрудник летит с короткой пересадкой, нелишним будет узнать, предоставляют ли службы конкретного аэропорта услугу фаст-трека, которая позволяет пройти регистрацию в ускоренном порядке. Если да, то заказывать ее нужно заранее.

Кроме того, сотруднику можно выдать список приложений, которые помогут ему ориентироваться в аэропорту. Одни позволяют в реальном времени следить за информационным табло разных аэропортов, другие — за передвижениями чемодана во время стыковок. В приложениях удобно хранить посадочные талоны, ориентироваться при пересадках и благодаря пуш-уведомлениям всегда помнить о времени посадки. Некоторые сервисы также позволяют отслеживать не только свои передвижения, но и передвижения коллег. Для ж/д переездов такие сервисы тоже есть.

Учитывайте альтернативные варианты передвижения

 PK.Phuket studio / Shutterstock

Помимо самолетов есть поезда: по некоторым направлениям путешествие на них может быть до 30% дешевле. Кроме того, работать в поездах гораздо удобнее — для работы в тишине можно забронировать купе в VIP-вагоне. На случай, если во время поездки нужно ответить на важный звонок или провести совещание с коллегами, в поездах «Сапсана» можно выкупить купе-переговорную — зачастую это выходит дешевле, чем покупать отдельные места в первом классе.

У OneTwoTrip for Business все работает по системе единого окна: авиа- и ж/д билеты, а также номера в отелях можно купить в одном месте. Сервис предоставляет доступ к рейсам 800 авиакомпаний, включая лоукостеры, билетам на поезда по России и Европе, апартаментам и номерам более чем в 2 миллионах отелей по всему миру. Забронировать и оплатить все можно в одном кабинете — уходит на это в среднем не больше пары минут.

Подсчитайте затраты на аутсорс и откажитесь от невыгодных вариантов

Некоторые компании, особенно крупные, поручают организацию командировок агентствам бизнес-туризма. Считается, что это сильно экономит время компании, но в реальности так происходит не всегда.

Во-первых, многие агентства до сих пор работают по устаревшей схеме: подбор вариантов осуществляется через переписку с агентом. Клиенту приходится писать большое письмо с подробными критериями того, что требуется купить. В зависимости от сложности запроса агенту нужно от нескольких часов до нескольких дней, чтобы найти подходящие опции и вернуться с предложением. При этом клиенту предлагают лишь пару вариантов, доступа к общей картине (как в случае с поиском в онлайн-сервисе) он не получает. Нередки ситуации, когда нужных опций в портфеле агентства нет, потому что круг его поставщиков ограничен.

Во-вторых, агентства делового туризма берут фиксированную комиссию за каждую операцию: даже если билет стоил 3000 рублей, заказчик должен будет заплатить в среднем от 300 до 900 рублей просто за то, что купил его не сам, а через агентство. Такие переплаты могут сильно ударить по travel-бюджету компании.

У OneTwoTrip for Business нет абонентской платы и скрытых сборов. Билеты и номера у сервиса почти всегда стоят дешевле, чем у агентства: OneTwoTrip работает не только с корпоративными, но и с частными покупателями, и за постоянный поток клиентов отельеры и авиаперевозчики готовы делать сервису хорошие скидки. Благодаря этому организовать бизнес-поездку с OneTwoTrip for Business выгодно.

Заказывайте все услуги в одной компании — это всегда удобнее и часто дешевле

Ketteimages / Shutterstock

Речь об онлайн-сервисах, которые работают по принципу «все включено»: отели и билеты для деловых поездок можно купить в одной системе. При подключении к ней у сотрудников появляются собственные кабинеты, в которых видна история их передвижений и аналитика по тратам — для бухгалтерии это очень удобно. Не нужно идти на сайт ж/д и авиаперевозчика, затем отдельно — на букинг: подрядчики и поставщики услуг связаны с агрегатором напрямую. По этой же причине у таких компаний всегда больше предложений и опций, чем у офлайновых агентств делового туризма.

В отличие от последних, некоторые онлайн-сервисы работают не только с корпоративными, но и с частными клиентами. Компания обеспечивает подрядчиков постоянным оборотом, а те, в свою очередь, предоставляют сервису скидки. 

Для корпоративных клиентов OneTwoTrip for Business цены бывают даже ниже, чем на b2с-портале. Данные сотрудников нужно ввести всего один раз — они сохранятся в системе, и при последующих командировках включается автозаполнение.

Попробуйте поручить организацию путешествия самому сотруднику

Собственный travel-отдел, как правило, может себе позволить только крупный бизнес, в компаниях поменьше бронированием обычно занимается секретарь. Это не единственная его обязанность, поэтому процесс может затягиваться. Переписка с агентством делового туризма, как было сказано выше, тоже занимает достаточно много времени.

Гораздо проще сотруднику самому отслеживать подходящие варианты онлайн и тут же их бронировать. Это снимает с секретаря дополнительные обязанности и экономит время компании. Сам командированный сотрудник заранее узнает все детали своей поездки и может быстрее к ней подготовиться. Главное, чтобы сотрудник четко знал свои права и лимиты в рамках travel-политики, что возможно только при грамотной системе электронного учета.

В OneTwoTrip for Business существуют настройки, по которым сотрудники приобретают билеты и бронируют отели сами, но выйти за рамки бюджета не могут — электронная система просто не даст им совершить покупку. Также компания может настроить разноуровневый доступ в систему: командированный сотрудник готовит план своей поездки, затем этот план проходит процедуру одобрения у бухгалтерии или руководителя.

Не забывайте про НДС

SOMKKU / Shutterstock

Если в компании нет систематизированного процесса закупки командировок, в деловой поездке сотрудник вынужден расплачиваться за услуги из собственного кармана. Пока компания компенсирует эти затраты, пройдет время. Многих работников это раздражает, а работодателя — ставит в неловкое положение. Более того, если сотрудник сам расплатился в гостинице или такси наличными или картой, НДС компании не вернут. Потому что возвращают НДС только тогда, когда расчеты проводятся между двумя юридическими лицами, то есть билет на самолет или проживание в гостинице должны быть оплачены с расчетного счета компании, в которой работает командированный сотрудник.

В OneTwoTrip for Business сотрудник может оплачивать все услуги корпоративной картой или воспользоваться депозитом (который можно пополнить, оплатив счет). Инвойсы, отчеты и другие закрывающие документы по всем покупкам, заверенные печатью OneTwoTrip for Business, генерируются автоматически и тут же загружаются в личный кабинет. Доступ к документам имеют администратор (например, бухгалтер) и любой сотрудник, которому администратор даст такие права. При необходимости скачать их можно в один клик. Компания сама решает, с какой регулярностью она хочет получать отчетность по закрывающим документам — еженедельно или ежемесячно.

Проанализируйте прошлые командировки и сделайте выводы

Самый простой вариант: сравнить отчетность нескольких сотрудников, которые путешествовали по одному и тому же маршруту, и посмотреть, кто потратил больше и на что. Траты могут быть оправданные, а могут быть результатом невнимательности. Например, сотрудник, который сам покупал себе билет, мог выбрать рейс с прилетом в 0:10. Это значит, что его командировка растянется на один дополнительный день и за этот день ему положены суточные. По этой же причине стоит тщательно проверять все документы, которые сотрудник сдает в бухгалтерию после возвращения.

Вести аналитику вручную неудобно, опять же — гораздо эффективнее работать в электронной системе. Тогда статистику не придется регулярно запрашивать (как в случае сотрудничества с офлайн-агентствами) — вся она будет доступна онлайн.

В OneTwoTrip for Business вся аналитика на основе покупок и передвижений формируется в системе автоматически. Можно увидеть не только общее движение средств, но и траты отделов и даже каждого сотрудника. При этом можно фильтровать результаты по периодам, способам оплаты, типам услуг. Ну и главное, что нужно знать о OneTwoTrip for Business: независимо от размера компании работа в сервисе позволяет уменьшить расходы на деловые поездки до 30%.

Оставить заявку на подключение к сервису OneTwoTrip for Business можно тут.

Слушайте музыку, помогайте «Медузе»