Как сэкономить на командировках? Инструкция «Медузы» и UTS24

Россияне стали чаще ездить в командировки. Причем как за границу (самые популярные направления — Париж, Лондон и Франкфурт), так и по стране: в Санкт-Петербург, Екатеринбург, Казань, Новосибирск и Сочи. В 2016 году российские компании потратили на командировки 16,1 миллиарда долларов, а к 2021 году будут тратить уже 23,5 миллиарда долларов. По темпам роста затрат на деловые поездки Россия уступает только Китаю, Индии, Германии, Великобритании и Испании. При этом немногие российские предприниматели знают, что, отправляя своих сотрудников в деловые поездки, можно сэкономить. Вместе с онлайн-платформой для организации командировок UTS24 рассказываем — как.

Решите, нужна ли вам вообще командировка

Перед тем как планировать бизнес-поездку, нужно четко понять, какую задачу с ее помощью вы хотите решить. Ведь командировки бывают разные. Это могут быть как деловые переговоры, так и, например, выставки, фестивали, пресс-туры и тимбилдинги. Физическое присутствие сотрудника действительно необходимо во время сложных переговоров, подписания важных контрактов или осмотра производства. В этих случаях большую роль играет именно личный контакт.

Зато многие другие задачи можно решить удаленно — и сильно на этом сэкономить. Да, российские работники в большинстве своем все еще уверены, что онлайн-конференции не способны заменить командировки. И все же провести тренинг или мастер-класс порой можно с помощью Skype, а совещания, например, через Google Hangouts. Последний позволяет синхронизировать конференции на разных устройствах: можно начать беседу на компьютере, а продолжить на смартфоне. Вообще сервисов, подходящих для бизнес-коммуникаций, сейчас много, и самые известные — Facetime, Oovoo, Cisco Webex Meetings, Peer и Jitsy.

Введите в компании тревел-политику

Если без командировок не обойтись, начните обращать внимание на то, сколько вы на них тратите. Систематический подход к вопросу обеспечит тревел-политика — это детальный бизнес-план, в котором прописывается, сколько компания может тратить на командировки сотрудников и, главное, каков лимит бюджета в каждом отдельном случае. В документе компания фиксирует, какими рейсами могут летать сотрудники разных уровней, в отелях какой ценовой категории они будут селиться, положен ли им трансфер, какая сумма выделяется на дополнительные расходы вроде питания, прачечной и так далее. Суть в том, чтобы определить четкие рамки бюджета, понять, сколько вообще бизнес-поездок за конкретный период (например, год) компания может себе позволить и на каких пунктах может сэкономить. То есть задача тревел-политики — в том, чтобы компания четко контролировала свои расходы на деловые поездки и не переплачивала, при этом обеспечивая комфортные условия для своих сотрудников.

Учитесь искать лучшие предложения

Во-первых, нужно помнить, что чем раньше вы покупаете и бронируете услуги, тем дешевле они обходятся. Оптимальный срок — не менее чем за месяц до командировки. Во-вторых, у некоторых перевозчиков есть специальные предложения для бизнеса. К ним относятся программы корпоративной лояльности, а также акции и специальные тарифы с аналогом кешбэка для бизнеса и бонусными милями для сотрудников. Чтобы их не пропустить, нужно самостоятельно отслеживать обновления на сайтах авиакомпаний или посредников. Не лишним будет и подписаться на рассылки от перевозчиков и агрегаторов. Если цены на билеты упадут, на почту придет уведомление. Важно помнить, что агрегаторы включают в стоимость наценку за свои услуги, поэтому после того, как вы нашли подходящее предложение, сравните цену на то же направление с ценой, представленной на официальном сайте авиакомпании. И еще — запаситесь терпением: с отелями и трансфером придется проделать то же самое.

В зависимости от размера компании, организацией поездок в ней могут заниматься разные люди. В крупных, где количество командировок бывает сотни в месяц, за это отвечают целые тревел-департаменты, а в более мелких их функции выполняют секретари. В любом случае для планирования командировок нужно много времени и сил. Сэкономить и то и другое (а также деньги) можно, доверив организацию командировок оператору деловых поездок UTS24, вместе с которым мы написали эту инструкцию. Это сервис, в котором собрано все, что может понадобиться при организации командировки. С его помощью удобно покупать билеты (как на самолет, так и на поезд), бронировать отели по всему миру (а их в базе сервиса больше 600 тысяч) и VIP-залы в аэропортах, заказывать трансферы и оформлять визы.

Учитывайте альтернативные средства передвижения

Перелеты экономят много времени, но, чтобы сэкономить деньги, можно присмотреться к поездам. Впрочем, время, как известно, тоже деньги, так что этот вариант стоит рассматривать только в случае, когда сотрудник не очень спешит. Например, ехать из Санкт-Петербурга в Нижний Новгород на поезде втрое дольше, чем лететь самолетом, зато так можно сэкономить от 30% от цены авиабилета и выше в зависимости от класса вагона.

Если же предстоит путешествие на короткое расстояние (например, в соседнюю область), самый экономичный вариант — это автобус. Главное, учитывайте сезон. Если летом расстояние от Москвы до Брянска легко проехать за неполные пять часов, то зимой в плохую погоду могут понадобиться все девять. А после долгой тряски по сугробам вымотанный сотрудник едва ли будет способен решать рабочие вопросы. Не забывайте: необходимо соблюдать баланс между достойным уровнем комфорта сотрудника и контролем расходов на деловые поездки. Экономить нужно с умом.

Продумывайте длительность командировок и не планируйте их на выходные

Не стоит растягивать командировку на несколько дней, если есть возможность уместить ее в одни сутки. Например, 60% деловых поездок в компаниях Германии длятся не дольше одного дня. Вылетая из Берлина в Барселону рано утром, сотрудник успевает провести деловую встречу до обеда и к ужину уже бывает дома. Время экономит грамотная логистика в городе.

Кроме того, в коротких командировках компания экономит на суточных. По закону, они возмещаются сотруднику за каждый день командировки, причем вынужденные остановки, скажем авиапересадки, тоже учитываются. Например, между Архангельском и Новосибирском нет прямых рейсов, придется делать пересадку в Москве, и занять она может полдня. При составлении маршрута об этом важно помнить.

Отправлять сотрудников в командировки по выходным и в праздники стоит только в крайнем случае. Ведь за переработку в это время им придется заплатить по двойной ставке. Не забывайте и про сезонность. Скажем, в сентябре или октябре в Мюнхене проходит Октоберфест, а лето в Париже считается высоким сезоном. Отправляя сотрудников в командировку в эти периоды, приготовьтесь переплатить за туристический ажиотаж.

Не идите на поводу у сотрудников

Комфорт работников в деловых поездках очень важен, однако не стоит покупать сотруднику билет на рейс какой-то конкретной авиакомпании только потому, что он копит мили по ее бонусной карте. Уравновешивайте детали поездки. Если знаете, что придется выбрать неудобные места в самолете, не заставляйте человека добираться из аэропорта на метро, а закажите ему трансфер.

У каждого клиента UTS24 есть свой онлайн-кабинет, через который можно не только управлять своими заказами (оплачивать, изменять и аннулировать их, а также оплачивать и отслеживать статистику), но и контролировать траты. К примеру, можно заранее обозначить максимальную сумму, которую вы готовы потратить на те или иные услуги. Скажем, если ваш лимит на перелет в одну сторону — 20 тысяч рублей, система не даст купить билет дороже.

Тщательно проверяйте чеки и выписки сотрудников после командировки

Некоторые сотрудники используют командировки в качестве способа заработать. Вариантов множество. Например, некоторые покупают у гостиниц поддельные чеки, а сами останавливаются у знакомых или в съемных квартирах, потому что это дешевле. Чеки потом предъявляют работодателю и получают от него компенсацию. Так же поступают с фиктивными счетами за гостиничные услуги (например, поход в фитнес-центр), рестораны и такси. В интернете можно найти множество сайтов, которые торгуют фальшивыми гостиничными чеками и другими отчетными документами из командировок: купить их не сложнее, чем поддельную справку от врача. Сотрудники, которые организуют деловые поездки самостоятельно (например, в совсем маленьких компаниях), могут намеренно выбирать билеты с пересадками, чтобы получить от работодателя больше суточных. Следует тщательно проверять все документы, которые сотрудник сдает в бухгалтерию после возвращения, и, если возникнут сомнения, звонить в гостиницу.

И не забудьте про НДС. Если сотрудник сам расплатился в гостинице или такси наличными или банковской картой, при этом оформив все отчетные документы для бухгалтерии, НДС вашей компании не вернут. Ведь это происходит только тогда, когда расчеты проводятся между двумя юридическими лицами.

Вся бухгалтерская отчетность в UTS24 хранится в личном кабинете, поэтому проверять ничего не придется. Эта опция позволяет разгрузить собственного бухгалтера или сэкономить на услугах бухгалтера на аутсорсе.

Анализируйте свой бюджет

Не ленитесь анализировать свои поездки, это научит не переплачивать в будущем. Подсчитайте, сколько и за какой срок вы потратили на командировки. Сравните отчетность нескольких сотрудников, которые путешествовали по одному и тому же маршруту, и посмотрите, кто из них потратил больше и на что. Аналитика помогает решать не только финансовые вопросы, но и неочевидные проблемы в управлении.