Как настроить Gmail, чтобы не сходить с ума от потока писем? Инструкция

В апреле Gmail впервые с 2011 года обновил дизайн своей веб-версии. Обновление постепенно появлялось у разных групп пользователей и сейчас должно быть доступно всем. В новой версии есть несколько новых функций, но мы решили рассказать не столько о них, сколько вообще о том, как лучше пользоваться почтой, если каждый день вам приходит много писем.

Избавьтесь от лишнего в оформлении

Gmail дает большую свободу выбора внешнего вида почтового ящика. Помимо темы оформления, на которой мы сейчас не будем заострять внимание, можно настроить порядок отображения писем и вид самого письма с главной страницы.

Выбрав «компактный» вид, вы сможете охватить взглядом большее количество писем за раз, и не будете спотыкаться о каждое вложение, отображающееся в режиме «по умолчанию».

В настройках папки «Входящие» можно сделать так, чтобы непрочитанные сообщения всегда оказывались наверху, а не терялись в общем потоке. Там же можно выбрать, сколько писем вы хотите видеть на экране за раз — например, не больше 25 непрочитанных и не больше 50 прочитанных.

Левый блок главной страницы тоже можно настроить. Скройте из виду папки, которыми обычно не пользуетесь, перетащив их «в подвал». Например, может оказаться, что вы используете только «входящие», «отправленные», «черновики» и несколько собственных ярлыков. Все остальное — лишняя информация, которую, если понадобится, можно развернуть, нажав «еще». Чаты тоже можно скрыть.

В новой версии Gmail появилась боковая модель справа, дающая доступ ко всем заметкам в Google Keep, Календарю и списку задач. Если вы не пользуетесь этим блоком, скрыть его можно в правом нижнем углу страницы.

Отпишитесь от рассылок, которые не читаете

Бесполезные рассылки — основной источник хаоса в почтовом ящике. Конечно, иногда страшно лень от них отписываться, но все-таки стоит собраться с силами, выделить полчаса и как следует почистить почту. Расценивайте это как инвестицию в будущее, ведь каждое лишнее письмо (даже не открытое) съедает ценнейший ресурс — ваше время и внимание. К тому же в последней версии Gmail возможность отписаться встроена в почтовый интерфейс: у большинства рассылок соответствующая кнопка находится справа от адреса отправителя. Если такого слова там нет, вы точно найдете его в конце письма.

Заведите систему маркировки

В Gmail есть множество способов быстро обрабатывать входящие сообщения, распределяя их по категориям. Ярлыки и звезды дают возможность создать систему маркировки, подходящую именно вам.

Ярлыки

Ярлыки можно использовать как папки для хранения, либо как цветные метки, позволяющие быстро ориентироваться в потоке входящих.

Подумайте, на какие крупные категории можно разбить наиболее важные для вас письма, и создайте соответствующее количество ярлыков: чем меньше, тем лучше. Удобно присвоить каждому собственный цвет, чтобы их можно было сразу различить. К примеру, можно сделать ярлык «билеты» (в кино, на концерт, на самолет и т. д.).

Если ваши входящие делятся на письма от коллег и клиентов, или же вы просто получаете письма с предсказуемым доменом или содержанием, то удобно размечать их автоматически, создав соответствующий фильтр.

Вот примеры категорий писем у редактора рубрики «Разбор»:

• отзывы читателей
• идеи читателей
• предложения партнеров — например, издательств, каких-то просветительских проектов или других СМИ
• письма коллег
• рассылки — в том числе важные и нужные!
• личные письма
• письма внештатных авторов и экспертов

Из этих категорий автоматизировать разметку можно только для писем коллег, личных писем и рассылок. Ниже инструкция, как это сделать — на примере писем коллег.

С почтой Gmail удобно работать «перетаскиванием». Чтобы убрать письмо в папку, перетащите его в левый блок на иконку ярлыка, а чтобы просто пометить, перетащите ярлык на письмо!

Звезды

Не на все письма можно дать мгновенный ответ — для таких есть пометка «оставить непрочитанным». Чтобы не забыть, что вы уже открывали это письмо, можно использовать разные пометки слева от письма — их количество можно определить в настройках. По умолчанию это знак звездочки, но его можно поменять двойным нажатием. Вот один из возможных вариантов использования значков:

красный ! — для самых срочных писем

желтый ! — для важных, но несрочных

? — для писем, над которыми надо подумать

>> — для переписки, в которой надо дождаться ответа другого участника

Откладывайте

В последней версии Gmail появилась функция «отложить» и это очень удобно. Если вы понимаете, что письмо несрочное и у вас нет возможности ответить на него прямо сейчас, отложите его до момента, когда такая возможность появится — на конец дня, на завтра, на следующую неделю, на конкретный день и час. В назначенное вами время письмо снова появится в ваших входящих с напоминанием, когда вы его отложили.

Используйте шаблоны

Если вам часто приходится отвечать на одни и те же вопросы, или рассылать похожие инструкции, заведите себе шаблоны писем — они здорово экономят время.

Включить шаблоны можно в расширенных настройках.

После активации, шаблоны доступны в форме отправки письма. Напишите шаблон как обычное письмо, затем выберите «Создать готовый ответ…» и присвойте шаблону название. В следующий раз, когда вам понадобится этот текст, просто выберите его из блока «вставить».

Не проверяйте почту часто

Каждый ответ на письмо дарит радость «маленькой победы» и прогресса, поэтому многие люди становятся зависимы от проверки почтового ящика. Эту зависимость питают расширения для браузеров со счетчиком непрочитанных писем.

Но нет ничего хуже, чем в разгар сложной работы отвлечься на очередное уведомление о новом письме. Психологи считают, что выполняя одновременно несколько задач, люди теряют до 40% своей продуктивности. Часто бывает, что после того, как отвлекся на письмо, снова сосредоточиться на деле очень трудно.

Если новые письма мешают вам работать, отключите уведомления. Назначьте время в течение рабочего дня, которое вы будете целиком посвящать разбору писем. Пусть это будет 2-3 интервала по 15-20 минут. Если вам периодически приходят письма, на которые можно ответить через несколько дней, их можно складывать в отдельную папку — и выделить на неделе полчаса, когда вы ее разберете.

Редко какие письма не терпят с ответом пару часов. Если все же боитесь пропустить особенно срочное письмо, включайте уведомления на короткий период времени, или настройте их выборочно — например, только для писем с пометкой «важное».

Главное — не переживайте

Не стоит винить себя за неразбериху в почте. В конце концов, беспорядок в почтовом ящике творится у огромного количества людей, в том числе профессиональных и успешных. Просто если вы потратите немного времени на настройку, работать с почтой станет легче и приятнее. И не расстраивайтесь, если через какое-то время вы сами не заметите, как в ящике снова начнется бардак — это всего лишь сигнал, что надо все еще раз настроить. Это что-то вроде генеральной уборки в квартире — время от времени, приходится повторять.