Как заставить команду лучше работать? Семь причин использовать Битрикс24

Одна из первых проблем, которую должна решить компания — как построить общение между людьми. Ежедневное. Ежечасное. Ежеминутное. Есть такое чудовищное выражение «проблемы коммуникации». Выражение ужасное, но проблема реальная, и с ней сталкиваются все. А облачный сервис Битрикс24 помогает ее решить.

Как правильно построить процессы в компании? Как сделать так, чтобы все понимали, ради чего работают? Как не тратить время впустую или — еще хуже — не переделывать все по несколько раз из-за того, что кто-то кому-то чего-то не объяснил? Если в вашей компании коммуникации выстроены правильно, то все, во-первых, работают быстрее, во-вторых, вы можете расти, не порождая хаос. Главная проблема тут именно в организации рабочих процессов. Человечество уже давно придумало массу сервисов, которые упорядочивают эти процессы — это делает жизнь проще, а работу быстрее. Один из таких сервисов — Битрикс24.

1. Теперь это бесплатно. По-настоящему

Битрикс24 и раньше был бесплатным — но с лимитом в 12 человек. Теперь лимита нет — вы можете добавлять неограниченное количество людей. Значит, Битрикс24 теперь доступен и полезен для команд любого масштаба. Все участники могут свободно использовать любые инструменты для общения: живую ленту, чат (мессенджер), аудио/видео-звонки, управление персоналом и мобильное приложение. В системе можно хранить файлы — в бесплатной версии до 5 гигабайт.

Чем отличается платная версия от бесплатной? Тем, что в ней больше возможностей. Впрочем, многие из этих самых «платных» возможностей все равно доступны в бесплатной версии — просто с ограничением на 12 человек, зато эту дюжину вы можете ротировать хоть каждый день. Среди таких функций — задачи и проекты, календарь, диск для хранения файлов, и, главное, CRM.

2. Живая лента — социальная сеть для ваших сотрудников

Живая лента — основной инструмент для каждого сотрудника в Битрикс24. Это, с одной стороны, дает возможность держать всех в курсе происходящего в компании, с другой, Живая лента — начало любого дела. Сотрудники все также могут создавать посты, прикреплять к ним файлы, фотографии и документы (и тут же редактировать их), адресовать их нескольким получателям, участникам проекта или всему отделу, комментировать посты. Главное новшество — теперь прямо из Живой ленты можно писать, получать и отвечать на письма. Собеседник может без всякой регистрации подключиться к обсуждению. То есть через Битрикс24 вы можете общаться со всем миром — клиентами, подрядчиками. Это заменяет электронную почту и все другие способы связи. И ничего не потеряется.

3. Групповые чаты со звонками и видео

Живая лента — рабочий стол сотрудника. Чаты создаются только для конкретных тем. Например, для отдела. Или для общения с подрядчиками — они при этом могут не быть частью компании и видеть обсуждения в живой ленте. Или кто-то по вечерам играет в покер, и хочет это обсуждать. Что угодно. Чатов можно создавать сколько угодно, на любое количество участников. Они могут быть открытыми (когда любой может присоединиться) или закрытыми (когда вы не хотите лишних глаз). Можно, разумеется, общаться тет-а-тет. Кроме того, можно устраивать видеоконференции — они ограничены по количеству человек (максимум 4), но не ограничены в возможностях. Можно кидать друг другу файлы, можно демонстрировать свой экран собеседникам, можно писать сообщения. Это крайне важно, потому что организовать видео-встречу в, казалось бы, специально сделанных для этого мессенджерах (не будем показывать пальцем) иногда занимает полчаса.

4. HR-инструменты тоже тут

Вещь, крайне важная для больших компаний или сообществ. Можно поделить всех сотрудников на отделы, создавать и редактировать структуру компании — причем структура визуальная, вы можете переместить сотрудника из отдела в отдел одним движением мыши (главное, не забудьте об этом сначала сказать сотруднику). Каждый сотрудник имеет свой профиль с контактными данными. Все контакты под рукой. Чтобы написать или позвонить сотруднику, достаточно одного клика. Чтобы найти нужно человека, достаточно в поиске вбить его имя или должность. Кроме того, можно создавать опросы и давать бейджи за достижения.

5. Управление задачами

Часто случается так, что устная договоренность — просто теряется, а нигде не зафиксированный дедлайн — съезжает с пятницы на понедельник. Такое происходит даже в рабочих группах из двух человек — для более масштабных команд сорванные сроки быстро приобретают катастрофический характер. Битрикс24 позволяет создать задачу буквально одним нажатием мышки: назначить сроки, распределить роли, выбрать исполнителя и контролера. Здесь можно оставлять комментарии и редактировать документы, а также приглашать для совместной работы над проектами внештатников или партнеров, предоставляя им доступ к задачам соответствующего проекта. Каждый участник может по утрам проводить планерку с самим собой: тут у меня сроки горят, тут я за все отвечаю, а тут я должен помочь — но мне еще ничего не прислали. Важно, что задачи можно связывать, задавать очередность их выполнения и следить не только за сроками, но и за реально потраченным на работу временем. Что, конечно, облегчает планирование будущих проектов. Все текущие дела можно видеть одновременно на диаграмме Ганта, которая отражает последовательность и сроки каждой задачи на протяжении всего проекта.

6. CRM (тоже бесплатная, кстати)

На самом деле, важнейшая вещь в Битрикс24. Если у вашей компании есть отдел, который общается с клиентами, ему нужна CRM — там хранятся все сделки, все клиенты и все статусы по сделкам. Как правило, CRM отделена от места, где общается вся команда. В Битрикс24 все объединено, CRM находится прямо тут, и, что немаловажно, она одна из самых удобных на рынке. Важнейшая функция: в Битрикс24 встроена телефония, — и ее не надо интегрировать, подключать или настраивать. То есть отсюда можно звонить клиентам и принимать от них звонки. Сразу же. Если звонит клиент, номер которого есть в базе, автоматически поднимается его карточка. В ней есть история общения и заказов. И вы сразу можете сформировать коммерческое предложение и выставить счет.

7. А теперь все то же самое, но в телефоне

Все вышеперечисленное есть и в телефоне — приложения Битрикса24 работают на iOS и в Android. Через телефон доступно буквально все — от видеозвонков в HD до использования CRM. Вы можете все: редактировать документы, формировать коммерческие предложения, выставлять счета, работать над задачами. То есть ваши сотрудники всегда на связи и все инструменты у них под рукой.

Читателям «Медузы» по промокоду meduza до 30 мая полагаются дополнительные 10 Гб в облачном хранилище Bitrix24.