Я хочу открыть кафе. Что и как делать, чтобы все получилось?

Просто сесть и придумать — причем во всех возможных деталях. Что вы будете готовить, кто будет это есть, каким будет средний чек, что привлечет к вам гостей и чем вы будете отличаться от конкурентов? Прежде чем приступать к конкретным практическим шагам, очень важно максимально продумать идею и функционирование будущего бизнеса «от и до».

В компании Poster, вместе с которой мы сделали эти карточки, советуют сперва решить, что станет основой концепции, — например, будет кафе монопродуктовым или нет. Монопродукт — это когда заведение специализируется на каком-то одном блюде (например, бургерах или суши). Противоположность такому подходу, соответственно, кафе с разноплановым меню, состоящим из разных типов блюд.

Далее стоит определиться с форматом заведения — это полноценное кафе, free-flow (самообслуживание, как в столовых), фастфуд (место, где гость сразу оплачивает заказ и получает его в течение нескольких минут) или стритфуд (небольшая точка с окном выдачи, где еда продается только навынос). Формат определяет целевую аудиторию и цены. Например, если у вас фастфуд (когда гость делает заказ, сразу оплачивает и получает его в течение нескольких минут), средний чек будет невысоким, а вашими основными клиентами станут студенты и работники близлежащих бизнес-центров. А еще фастфуду не нужны официанты.

Бизнес-плану стоит уделить максимум внимания, независимо от того, собираетесь ли вы вкладывать в дело собственные сбережения или использовать сторонние инвестиции. Если вы совсем не разбираетесь в финансах (а такое встречается сплошь и рядом), стоит сразу найти помощника или обратиться в стороннюю компанию за помощью. Но даже выбирая готовое решение, например франшизу, или доверяя эту сторону дела кому-то другому, не поленитесь самостоятельно разобраться в основных моментах. Ведь владелец бизнеса — вы.

Проанализируйте начальные затраты на открытие: стоимость аренды помещения и оборудования, оплату труда наемных сотрудников, расходы на закупку продуктов и прочие товары, вывоз мусора, охрану, обслуживание кассы. Оцените объем вложений в ремонт, подготовку и получение всех необходимых документов для открытия кафе. Подсчитайте выручку исходя из среднего чека и прогнозируемого трафика. Это поможет определить сроки окупаемости будущего заведения и рентабельность проекта.

Для начала разберитесь с налоговой. Первое, что нужно решить, — регистрироваться в качестве ИП (индивидуальный предприниматель) или в качестве ООО (общество с ограниченной ответственностью). Если вы собираетесь продавать крепкий алкоголь и делать коктейли (пиво, сидр и другие слабоалкогольные напитки можно продавать по ИП) — регистрируйте ООО, только так вы сможете делать это законно. Однако большинство владельцев небольших заведений идут на хитрость и регистрируют кафе с кухней на ИП, а бар, который продает весь алкоголь, — на ООО. Дело в том, что регистрация в качестве ИП значительно упрощает ведение бухгалтерской отчетности.

Затем нужно получить всю разрешительную документацию из разных инстанций. Насколько сложно это будет сделать, зависит от того, какое помещение вы выберете. Если раньше в нем уже работали ресторан или кафе, то вместе с договором аренды вы получите готовый пакет документов из СЭС, пожарной инспекции и других государственных органов. Это плюс, но есть и минусы. В этом случае вы сможете сделать лишь косметический ремонт без возможности расширить площадь кухни или изменить расположение коммуникаций, — например, дополнительную вентиляцию и мощные вытяжки для готовки на гриле организовать не получится.

Если же вы планируете использовать помещение, где раньше не было предприятия общественного питания, придется подготовить всю проектную документацию самостоятельно, а также утвердить все ваши решения со множеством инстанций, обращаясь в каждую из них: это СЭС, водоканал, энергосбыт и пожарная инспекция. А после получения разрешения на работу предприятия от СЭС нужно уведомить Роспотребнадзор о существовании нового кафе. Также важно заключить договор со службой дезинсекции и компанией по вывозу мусора. Если вы планируете продавать алкоголь, придется получить лицензию и подключиться к ЕГАИС (это единая государственная система по учету алкогольной продукции). И подумайте о безопасности — за нее обычно отвечает ЧОП.

Разумеется, вам будет нужна контрольно-кассовая система — это требование закона 54-ФЗ. В кафе или ресторане обязательно должен быть кассовый аппарат или фискальный регистратор с фискальным накопителем. Вы должны будете подключить кассу к интернету, заключить договор с оператором фискальных данных и отправлять им всю информацию по чекам в электронном виде.

Чтобы отремонтировать помещение, вам понадобится проект. Работать над ним должны как минимум двое: дизайнер-архитектор и технолог. Первый отвечает за архитектуру, стиль и оформление помещения. Задача второго — распланировать расположение коммуникаций и оборудования, чтобы оно соответствовало сантехническим правилам и нормам, а также отвечало нуждам вашего бизнеса. Руководствуясь концепцией и предполагаемым меню, технолог составит список нужного оборудования для кухни и склада, поможет разместить все максимально удобно, чтобы обеспечить бесперебойную работу поваров. Также технолог посоветует, как лучше расставить столы в зале, где разместить кассу и бар, как оборудовать туалетные комнаты. Обычно такой специалист находится в тесном контакте с компаниями-поставщиками оборудования и может также проконсультировать по поводу того, где и как купить или взять в аренду нужную технику на выгодных условиях или с хорошей скидкой.

Проектировать ресторанную кухню самостоятельно, если вы никогда не делали этого раньше, мы не советуем: вам придется потратить слишком много времени и сил на поиск информации и дальнейшее согласование проекта с СЭС. Когда бюджет на оборудование ограничен, то выбирать, на чем экономить, тоже лучше с технологом. Если же вы непременно хотите участвовать в создании проекта лично, то вполне можете решить простейшие задачи по дизайну интерьера: выбрать стиль, цветовые решения, мебель для зала и декор.

Чтобы запустить работу кухни, недостаточно просто найти повара, умеющего готовить. Для начала нужно полностью разработать меню и продумать все этапы приготовления блюд. Потом, уже под конкретные задачи и блюда, нужно организовать рабочее место для повара (или поваров) и систему хранения заготовок. Эти задачи обычно решают бренд-шеф или шеф-повар совместно с технологом.

Успех маленького кафе, где на кухне постоянно находится всего один-два сотрудника, во многом зависит именно от того, насколько грамотно составлено меню и организованы все технические процессы, контролировать которые вы можете и сами. Если вы планируете открыть большое кафе, шеф-повар нужен обязательно — чтобы следить за работой кухни и контролировать линейных поваров, а также распределять между ними нагрузку. А вот для небольшого заведения держать у себя шеф-повара постоянно невыгодно и не нужно. Он нужен в период запуска, а потом примерно раз в сезон — для обновления меню, составления технологических карт на блюда и полуфабрикаты (это документы, в которых описан полный состав и способ приготовления всех блюд из меню) и контроля за работой обычных поваров.

Все зависит от того, насколько масштабный проект вы затеваете. В большом заведении будут нужны официанты, а также менеджер или управляющий — ответственный сотрудник, контролирующий слаженную работу кухни и зала, готовый прийти на помощь в спорных ситуациях и способный быстро справиться с кризисом. Кроме того, управляющий или менеджер будет нести ответственность за кассовый аппарат и расчеты с посетителями.

Если же речь идет об очень маленьком кафе, работающем в режиме фастфуда (то есть с задачей максимально быстро отдать посетителям еду, которую удобно есть как сидя на месте, так и на ходу), то на первых порах вполне можно обойтись минимальным штатом сотрудников. Функции управляющего, менеджера, кассира и официанта в этом случае может выполнять один и тот же человек. Но помните, что любому сотруднику необходим сменщик, и желательно не один. Даже для небольшого киоска с кофе потребуются минимум два бариста, которые работают по графику два через два.

Вне зависимости от того, работает ли у вас целый штат или только один человек, очень важно организовать место для официанта-кассира так, чтобы он мог быстро принимать заказы, отправлять их на кухню и получать оплату от посетителей.

Эти карточки мы подготовили вместе с системой автоматизации кафе Poster — облачной кассой, которую можно установить на iPad, планшет Android или любой ноутбук. При работе с такой кассой персоналу не потребуются специальные навыки или дополнительное обучение. Официант принимает заказы в пару кликов и отправляет информацию на кухню и бар. Чтобы кухня работала еще быстрее, можно запустить экран со всеми входящими заказами. А для печати фискальных и обычных чеков нужно просто подключить к системе фискальный регистратор.

Еще Poster хранит все данные в облаке. Это значит, что владелец или администратор может из любой точки мира посмотреть, как работает его заведение. И при необходимости в реальном времени изменить цены и оформить поставки.

Ресторан функционирует как юридическое лицо, и все закупки продуктов в нем нужно оформлять документально. Это проще всего делать, сотрудничая с фирмами-поставщиками. Но если вы планируете самостоятельно приобретать что-то на рынке, покупки нужно подтверждать чеками. Чтобы успешно вести дела, необходима бухгалтерская система, а также постоянный учет и контроль поступления и расхода продуктов, одноразового инвентаря и прочих материалов — салфеток, упаковки, моющих средств. Для каждой позиции из меню должна быть составлена технологическая и калькуляционная карты: в первой перечислены все ингредиенты, во второй может быть рассчитана себестоимость блюда.

Нередко на первых порах владельцы маленьких кафе не хотят перепоручать ведение склада никому другому. В таком случае особенно важно выбрать систему учета, помогающую автоматизировать прием поставок, управлять меню или каталогами продукции, а также вести финансовый учет. С системой Poster можно самостоятельно проводить инвентаризацию, вводить поставки или экспортировать и импортировать их из 1C. А еще там есть возможность наладить автоматические оповещения о том, что какие-то продукты на исходе.

Рецепт успеха звучит просто: если у вас вкусная еда и отличный сервис, люди захотят вернуться. Не экономьте на качестве еды и всегда следите за тем, чтобы каждая тарелка, которая покидает кухню, была идеальна. Дорожите своей репутацией — будьте готовы заменить блюдо и исправить недочеты.

Отдельное внимание стоит уделить сервису. Чем быстрее вы будете подавать еду, тем больше у вас шансов, что гости останутся довольны. Не последнюю роль в этом играет современная кассовая система, которая способна отправить информацию на кухню сразу, как только гости сделают заказ. А официантам будет легко ориентироваться в зале, что дополнительно ускорит их работу.

Не забывайте следить за репутацией в социальных сетях, работайте с негативными отзывами в интернете. Отвечайте, находите причины и разрешайте конфликтные ситуации. Главное, не оставляйте негативные комментарии без ответа и не удаляйте их — это может плохо отразиться на посещаемости заведения и притоке новых гостей. Ведь люди любят читать отзывы — особенно если они собираются в заведение впервые. Не забывайте отвечать и на позитивные отзывы. Чем больше лояльных клиентов, тем лучше репутация.

Ключевой фактор ресторанного бизнеса — люди. Из предыдущих карточек вы наверняка поняли, что в одиночку открыть кафе и работать там невозможно. Поиск неравнодушных сотрудников и постоянная мотивация в команде — лучшее вложение в успех бизнеса.

Нужно вкладываться в лояльность работников, проводить обучение персонала, постоянно быть в контакте со всеми ключевыми людьми и оставаться в курсе задач, которые они решают. Важно знать, над чем сейчас работают шеф или старший повар, закупщик продуктов, менеджер и бухгалтер. С современными возможностями связи это не так сложно, как кажется, — можно анализировать и администрировать работу кафе из любой точки мира.

Poster в любой момент может сформировать удобные и понятные отчеты в виде графиков и проанализировать информацию обо всех чеках. Это поможет принять решение о развитии бизнеса. Все возможности системы, о которых мы рассказали выше, доступны онлайн. Так что следить за кассовыми сменами, контролировать закупки и финансы можно удаленно, из любой точки города, страны и мира.