партнерский материал

Как организовать облачный офис?

9 карточек
14:21, 16 января 2018
1.Вообще что такое облачный офис?
2.Половина наших сотрудников все время находится вне офиса. Им это пригодится?
3.Для этого у всех должны быть мощные ноутбуки и компьютеры?
4.Хорошо. А как поддерживать связь с сотрудниками такого офиса? Через фейсбук?
5.Но помимо телефонной связи мне нужны разные программы. Я могу их перенести в облако?
6.Мне не нужна и половина из тех услуг, что вы перечислили!
7.Чем облачная инфраструктура лучше собственной?
8.Сложно ли все это организовать?
9.Вы не просто так мне это рассказываете, да?

Партнерский материал. Что это такое?

1

Вообще что такое облачный офис?

Это когда большая часть инструментов, необходимых для офисной работы, организована с помощью облачных сервисов. То есть у всех сотрудников компании есть доступ к нужным программам, документам, почте, календарю, контактам, базам данных и т. д. При этом все находится на удаленном сервере, поддержку которого берет на себя сторонняя компания-провайдер.

2

Половина наших сотрудников все время находится вне офиса. Им это пригодится?

Да, удобство технологии как раз в том, что все инструменты доступны вне зависимости от того, где находятся сотрудники — в Москве, Петербурге или на Шри-Ланке. Подключенный к виртуальному офису компьютер будет удаленно получать все обновления систем, синхронизироваться с документами, загружать данные из корпоративных платформ (CRM и ERP) и других программ в режиме реального времени.

3

Для этого у всех должны быть мощные ноутбуки и компьютеры?

Нет. Вся обработка информации происходит на стороне облака, то есть в дата-центре с огромными вычислительными мощностями. А на ноутбук, планшет или смартфон конечного пользователя уже приходит готовый результат. Главное, что нужно для работы облачного офиса, — нормальный интернет.

4

Хорошо. А как поддерживать связь с сотрудниками такого офиса? Через фейсбук?

Можно и через фейсбук, и через почту, и через другие мессенджеры. А можно и по телефону. Облачные сервисы позволяют быстро развернуть для своих сотрудников целую облачную АТС без покупки дополнительного оборудования и без проводов. Все звонки могут приходить на один номер, а отвечать на них будут разные сотрудники. Причем если они заняты, то за них ответит робот. С такой системой удобно вести статистику разговоров, записывать их, а также проводить аудиоконференции. Чтобы удобнее было отслеживать перемещения сотрудников, существуют облачные системы мониторинга. Прямо в режиме онлайн вы можете видеть, как курьеры, мерчандайзеры или менеджеры по продажам двигаются по карте.

5

Но помимо телефонной связи мне нужны разные программы. Я могу их перенести в облако?

Конечно. В облако можно перенести пакеты офисных и бухгалтерских программ, системы планирования ресурсов, приложения для управления проектами, платформы для разработки или проектирования, программы для HR-отделов и многое другое.

6

Мне не нужна и половина из тех услуг, что вы перечислили!

Тогда вы можете арендовать только некоторые сервисы. Облачные технологии удобны тем, что не обязательно платить за всю IT-инфраструктуру. Вы можете, например, установить только общую почту, чтобы хранить рабочую переписку и синхронизировать папки. А можете получить полностью готовую виртуальную среду — от комплекта ПО до общего сервера со своей операционной системой. Причем всю инфраструктуру удобно масштабировать: если ваша компания будет расти, необходимые сервисы можно докупать. А если что-то окажется ненужным, от этого всегда можно отказаться.

7

Чем облачная инфраструктура лучше собственной?

Это проще и дешевле. С облачным офисом вы сэкономите на оборудовании, лицензированных программах, их настройке и поддержке. Все эти услуги предоставляет облачный провайдер, и они уже входят в стоимость обслуживания. Так что можно обойтись и без собственного штата IT-специалистов. 

8

Сложно ли все это организовать?

Это как раз таки просто. После получения заявки провайдер облачных услуг настраивает нужные компоненты и передает заказчику данные учетной записи администратора, который генерирует ключи доступа к удаленному серверу для всех сотрудников. По таким ключам в дальнейшем к системе (или некоторым сервисам) смогут подключиться и новые пользователи.

9

Вы не просто так мне это рассказываете, да?

Не просто! Эти карточки мы подготовили вместе с компанией «Билайн», которая предлагает облачные сервисы для бизнеса. В рамках продукта Beeline intelligent cloud вы можете арендовать виртуальный сервер, который позволит обрабатывать, хранить и резервировать ваши данные. А еще с его помощью вы сможете организовать корпоративную почту, наладить работу конференц-связи, корпоративного мессенджера, платформ CRM и ERP и многого другого. При этом вся рабочая информация будет надежно защищена. К облачным сервисам «Билайн» также относится Microsoft Office 365, куда входят все программы, необходимые для офисной работы: Exchange, OneDrive, SharePoint, Word, Excel, PowerPoint. С ними сотрудники могут пользоваться почтой, совместно хранить, обмениваться и делиться доступом к файлам с любого устройства, а также создавать и редактировать тексты, таблицы и презентации.

Чтобы узнать больше о том, как сервисы «Билайн» делают работу в офисе удобнее, вы можете почитать наши другие статьи.

Партнерский материал. Что это такое?