Хочу провести мероприятие. Как выбрать площадку?

27 мая «Медуза» проводит свою вторую конференцию «Шторм» — в этот раз она будет в Культурном центре ЗИЛ, и мы решили рассказать, почему мы выбрали эту площадку. А рассказать нам есть что: у нас было много сложных требований — и площадку мы искали долго. И если вы собираетесь устраивать какое-то мероприятие, где одни люди будут выступать, а другие слушать (и последних будет больше 100 человек), наш опыт может быть вам полезен.

Начните с себя. Серьезно. Главное — ответьте на вопросы, что у вас за мероприятие.

Что это за мероприятие? В нашем случае — это конференция. Значит, нам нужна большая сцена, людям должно быть удобно сидеть в зале долго. В зале должно быть хорошо видно сцену и выступающих с любой точки, а параллельно с выступлениями и в перерывах должно быть возможным поболтать снаружи — и чтобы эти разговоры не были слышны в зале.

Сколько придет человек? Учтите, что если вы ждете больше 600 человек, найти площадку в Москве будет непросто. В этом году для нас это стало главной проблемой (в Культурном центре ЗИЛ помещается 888 человек).

Кто эти люди? Готовы ли они ехать за шесть станций от Садового кольца? Или это должно быть в центре? Готовы ли они идти от метро больше 10 минут? И поедут ли они вообще на метро? ЗИЛ, в котором мы проводим конференцию, находится на «Автозаводской» (одна станция от кольца), идти от метро пять минут.

Какой образ вам ближе? Советский зал? Современный коворкинг? Руины завода? Ночной клуб?

Что вы готовы делать сами? Можно найти замечательное и недорогое помещение, но вам придется выстроить все: класть провода, строить сцену, привозить все необходимое оборудование (световое, звуковое, видео). Скорее всего, вы захотите хотя бы минимальной оснащенности площадки — потому что все расходы, разумеется, лягут на вас.

Собираетесь ли вы кормить людей? Если да — вам нужно помещение, в котором это можно сделать (а также достаточное количество подсобных помещений для холодного цеха). Или люди будут есть сами? Тогда достаточно ли вокруг заведений и не растянется ли перерыв? Если вы устраиваете мероприятие летом, то вашим гостям будет приятно выйти в перерыв на улицу, пообедать и выпить кофе.

Сколько будет выступающих? Одно дело, когда у вас одна сцена и семь выступающих за день. Совершенно другое, если их 20. Тогда вам нужно несколько залов, и это совершенно другие требования к площадке.

Дальше вопрос цены. И тут придется постараться. Вы закинете удочки по всему городу — и получите десяток ценников. В них придется долго копаться. Потому что в одном случае цена может показаться очень высокой, но в нее будут зашиты все услуги. А в другом вы заплатите за аренду три копейки, а за остальные услуги доплатите столько, что проклянете все.

Их много.

1. Оборудование. Вам наверняка понадобятся экран, проектор, звук, свет. Они могут предоставляться за дополнительные деньги (и не всегда вам дадут привезти свое).
2. Мебель. Вы зовете 1000 человек? И хотите это сделать в концертном зале? Как насчет арендовать 1000 удобных стульев?
3. Интернет. Вы хотите, чтобы у людей работала связь? Или вам нужен свой канал для трансляции или (в нашем случае) для выступления в прямом эфире по скайпу? Это может влететь в копеечку.
4. Кейтеринг. Наш опыт показывает, что это самая расходная часть. Большинство площадок работают с закрытым списком кейтерингов (или вообще с одной компанией) — это значит, что цену еды надо просчитывать до того, как вы заключили договор аренды. Часть площадок разрешает использовать другие кейтеринги, но берет налог за их использование. И только единицы предоставляют возможность решить это вам самим.

Да. Большие площадки в Москве стоят от 300 000 рублей за день до бесконечности. При этом площадка может стоить, например, 700 000 рублей, но если использовать свой кейтеринг, то цена вырастет до 1,5 миллиона. А сам кейтеринг может обойтись во много миллионов. Кроме того, с вас могут взять деньги за аренду стульев (скажем, 300 000 за 700 стульев), за интернет-канал (до 100 000 рублей), за дополнительную ночь монтажа (300 000 рублей). За оборудование.

Есть, конечно. Например, как вы собираетесь продавать билеты и рассаживать людей? Есть залы, где рассадка с номерами мест не нужна. Это проще, но не всегда подходит — все же есть разница, сидеть в третьем ряду или в двадцать пятом. Мы сначала думали продавать билеты сами, но в результате решили воспользоваться услугами Timepad — и довольны. Причем в Культурном центре ЗИЛ у нас получилось продавать билеты как в театр — с местами и зонами (партер, амфитеатр, балкон).

Еще один важный момент — партнеры (они же спонсоры). Если они у вас есть, они должны быть заметны и при этом не мешать. Есть ли зал или фойе, где они могут разместиться? Есть ли подсобное помещение для кейтеринга — или придется все прятать в проходе? Удобно ли заезжать на монтаж и демонтаж? Или вам придется получать (и переполучать в случае опоздания) пять согласований на каждую машину?

Достаточно ли места для регистрации гостей? Если на входе поместится два человека, которые будут регистрировать 1000 человек, то настроение гостям не исправит даже приветственный кофе (к тому же они не успеют его выпить). В конце концов, есть ли гардероб? И влезет ли туда вся одежда?

Нет. Прежде чем заключать контракт, поговорите с теми, с кем вы его заключайте, посмотрите помещение своими глазами, обсудите с другими людьми, которые проводили там какие-то мероприятия, их опыт. Вам придется с ними работать много месяцев подряд, вам придется спорить и решать проблемы. Если люди не вызывают доверия, если они медленные и если не готовы вас слушать — возможно, стоит отказаться от такого помещения. Иначе все может просто сорваться.

Потому что он подошел по всем параметрам. Во-первых, мы считаем, что любая хорошая конференция — это спектакль, а значит, нам нужен театральный зал (у ЗИЛа такой), во-вторых, мы говорим с сотрудниками ЗИЛа на одном языке. В-третьих, это площадка в относительном центре города (а с учетом полностью перекопанного города лучше вообще ничего внутри Садового кольца сейчас не делать), в-четвертых, туда влезает много людей, там огромная сцена, там прекрасный двор. И это недорогая площадка, которая позволяет работать с любым кейтерингом. Кроме того, там есть двор, где можно сделать фудкорт. И чего скрывать, последний фактор для нас был особенно важен.