Таск-менеджер, облако, CRM Краткий (и максимально простой!) словарь цифровых сервисов для предпринимателей

Теперь все в интернете. Звонки, бухгалтерия, создание документов, планировщики задач, базы клиентов, разговоры, переписки. Больше ничего не надо устанавливать, ничего не надо хранить на жестких дисках — прямо сейчас сотни и тысячи компаний по всему миру думают, как упростить ваш рабочий процесс. Одна из таких компаний — «Билайн», которая сделала платформу «Мобильное предприятие». Вместе с «Билайном» мы составили список сервисов, которыми пользуются почти в каждой современной компании, — и отдельно отметили те, которые есть в «Мобильном предприятии» (а их немало!).

Бухгалтерский аутсорсинг

Что это такое: Это когда вы всю свою бухгалтерию отдаете на сторону, другой компании. Только для этого вам не надо никуда ехать — достаточно зарегистрироваться на сайте сервиса.

Что заменяет: Вашу бухгалтерию. А также ваших юристов.

Что важно знать: Такие сервисы работают по подписке — и подписки бывают разные. Определитесь, какие именно услуги вам нужны. Только бухгалтерия? Или еще и юридическая помощь? А может, также налоговая? И отчеты? Впрочем, если сразу вы решить затрудняетесь, решите в процессе работы — точно станет понятнее. Учтите также, что такие сервисы хороши для небольшого бизнеса. Если же ваш бизнес крупный, собственная бухгалтерия часто оказывается надежнее и быстрее.

Есть ли в «Мобильном предприятии»: Нет. Советуем посмотреть сервисы вроде «Кнопки».

Корпоративный мессенджер

Что это такое: Мессенджер, в котором сотрудники общаются по рабочим вопросам.

Что заменяет: Электронную почту. И некорпоративные мессенджеры.

Что важно знать: Во всех корпоративных мессенджерах (имеются в виду платформы, специально созданные для рабочего общения) есть каналы — для разных тематических обсуждений. Очень важно придумать логику в создании этих каналов, чтобы грамотно упорядочить общение по разным рабочим вопросам. Кроме того, стоит подумать о корпоративной культуре общения в мессенджерах — люди там кажутся злее, чем в реальной жизни, и сотрудникам лучше следить за словами во избежание лишних конфликтов.

Есть ли в «Мобильном предприятии»: Есть. Переписку по каждому клиенту можно вести в специальной беседе (или группе), которая создается при первом обращении. Сюда же можно «подвешивать» все необходимые документы. А каждый новый участник получает доступ к ранее прикрепленным в переписках файлам. Также можно создавать беседы, которые с клиентами никак не связаны, — например, канал с внутренними новостями компании для ее сотрудников.

Многоканальный номер

Что это такое: Единый телефонный номер, способный принимать много звонков сразу — они одновременно распределяются по операторам.

Что заменяет: Множество обычных номеров.

Что важно знать: Современные многоканальные номера дают возможность отвечать на много входящих звонков сразу, и у вас никогда не бывает занято. А еще они поддерживают несколько исходящих вызовов одновременно.

Есть ли в «Мобильном предприятии»: Есть. В «Мобильном предприятии» выдают несколько многоканальных номеров — в зависимости от выбранного клиентом пакета. Их может быть от трех до пяти.

Облачная АТС

Что это такое: Платформа для распределения и обработки звонков.

Что заменяет. Офисные АТС.

Что важно знать: Облачная АТС нужна, если у вас нет возможности развернуть фиксированную телефонию в офисе. Она позволяет развернуть кол-центр на мобильных номерах сотрудников, установить голосовое приветствие, реализовать очередь звонков и запись разговоров.

Есть ли в «Мобильном предприятии»: Есть.

Облачная бухгалтерия

Что это такое: Сервис, позволяющий создавать, редактировать и хранить всю бухгалтерскую документацию в интернете, а не на собственных серверах. Так надежнее. Кроме того, доступ к облачной бухгалтерии можно получить с разных компьютеров.

Что заменяет: Бухгалтерские программы (так же, как Google Docs заменяет Word).

Что важно знать: Облачная бухгалтерия, конечно, не заменит собственного бухгалтера — она лишь удобный инструмент для него. Если же вы хотите, чтобы вашей бухгалтерией занимался кто-то со стороны, смотрите пункт «Бухгалтерский аутсорсинг».

Есть ли в «Мобильном предприятии»: Нет. Посмотрите сервисы вроде «Контура».

Облачное хранилище

Что это такое: Сервис, который хранит ваши файлы. И дает к ним доступ с любого компьютера.

Что заменяет: Собственные сервера.

Что важно знать: Облачное хранилище, как правило, надежнее собственного — такие сервисы профессионально занимаются хранением данных, создают их резервные копии и держат информацию на распределенных серверах. Главное, о чем стоит подумать вам, — о безопасности. Если вы не хотите, чтобы доступ к вашим файлам получил кто-то чужой, не забудьте настроить защиту.

Есть ли в «Мобильном предприятии»: Есть. Облачное хранилище там устроено на серверах «Билайна», где под защитой хранятся все записи телефонных разговоров сотрудников с клиентами, данные голосовой почты и факса.

Онлайн-конструктор документов

Что это такое: Программа, позволяющая не формировать однотипные документы всякий раз заново.

Что заменяет: Офлайн-редакторы вроде Word. А главное — бесконечные образцы документов.

Что важно знать: Такие конструкторы помогают свести к минимуму оплату услуг юристов и, соответственно, пригодятся небольшим компаниям, которым собственный юрист или постоянная работа с юридической фирмой не по карману. Впрочем, свести к шаблонам все документы не удастся ни одной компании — в процессе работы часто возникает нужда в чем-то нестандартном.

Есть ли в «Мобильном предприятии»: Нет. Но таких сервисов масса, и их легко найти в интернете.

Безопасная сделка

Что это такое: Сервис, выступающий гарантом сделки, потому что покупатель и продавец ему доверяют.

Что заменяет: Посредников.

Что важно знать: Работает это так: заказчик и продавец договариваются об условиях сделки, затем покупатель вносит на счет сервиса деньги, а продавец получает уведомление о предоплате. Когда покупатель получает свой товар, деньги переводятся на счет продавцу.

Есть ли в «Мобильном предприятии»: Нет. Такие сервисы предоставляют некоторые банки и «Яндекс».

Система управления продажами, она же CRM

Что это такое: Общая база клиентов, куда попадает вся история взаимоотношений продавцов и заказчиков. Систематизирует и упорядочивает все знания о клиентах.

Что заменяет: Папки. Таблицы. Документы. Вообще, в наши дни сложно представить себе компанию, активно работающую с клиентами, у которой нет CRM.

Что важно знать: Под каждого из клиентов в CRM обычно создается собственная карточка, куда записываются телефон и пожелания со ссылками на голосовой файл с записью разговора. Туда же можно подгрузить необходимые для сделки документы и поставить статус выполнения работы по заказу. Очень важно выстроить внутреннюю культуру использования CRM — иначе вы рискуете получить кучу данных, в которых невозможно ориентироваться.

Есть ли в «Мобильном предприятии»: Есть. В системе «Мобильное предприятие» статусы выполнения заказа записываются в виде хэштегов вроде #лид, #вработе, #платеж, #выполнено или #отказ, чтобы потом руководитель мог выгружать таблицы с результатами и получать отчеты о проделанной работе.

Таск-менеджер

Что это такое: Планировщик задач — то, что помогает вам ничего не забыть, расставить приоритеты и назначить ответственных.

Что заменяет: Excel-таблички, клеящиеся бумажки и доски на стенах. Таск-менеджеров на рынке много, и важно понять, какой подходит под нужды именно вашего бизнеса. Например, в одних программах задачи выглядят как карточки, которые можно перетягивать, в других — как графы, а в-третьих — как гигантские таблицы.

Что важно знать: Занесение задачи в таск-менеджер не гарантирует ни ее выполнения, ни лучшего понимания всех деталей процесса. Поэтому важно, с одной стороны, не переусердствовать в планировании (иногда оно занимает больше времени, чем сами дела), с другой — раз завели таск-менеджер, кто-то за ним должен постоянно приглядывать.

Есть ли в «Мобильном предприятии»: Таск-менеджера как такового в «Мобильном предприятии» нет. Но там есть функция постановки задачи себе или коллегам с указанием даты исполнения или без нее. Иногда этого достаточно. Если же нет, то полноценных таск-менеджеров масса, и их легко найти в интернете.