Цифровой этикет: Как успешно провести онлайн-переговоры Разбираемся вместе с компанией «Билайн»
Видеосвязь и SIP-телефония стали важными инструментами для делового общения — уже сложно представить современное ведение дел без конференц-коллов. Независимо от того, чем именно вы занимаетесь и о чем ведете переговоры, стоит быть внимательным к уже выработавшимся негласным правилам этикета, чтобы выстроить коммуникацию более эффективно и не выглядеть дилетантом. «Медуза» вместе с компанией «Билайн» собрала основные рекомендации.
Предупредить технические проблемы заранее
Общаться с несколькими людьми одновременно вообще сложно. А при проблемах со связью все усложняется многократно. Поэтому стоит заранее убедиться, что канал связи отлажен и подключение стабильно — в противном случае вы выставляете себя непрофессионалом. Удостоверьтесь, что на ноутбуке или телефоне достаточно заряда, а все лишние вкладки и программы закрыты (это уменьшит нагрузку на систему). Заведите себе премиальный аккаунт для бизнес-переговоров. Если в личном аккаунте у вас несерьезный ник, то для рабочих звонков его лучше поменять, — согласитесь, сложно вести серьезную дискуссию с sexyguy007.
Оператор «Билайн» предоставляет услуги SIP-телефонии, которые снизят риски технических проблем. Этот сервис подразумевает неограниченное количество одновременных соединений и высокое качество звука. Из-за того что в SIP-телефонии не происходит сжатия сигнала, как в классической телефонии, вы сможете расслышать даже дыхание собеседника. По сути, SIP-телефония обеспечивает звук, который по качеству сравним с MP3.
Dotshock / Shutterstock
Подготовьтесь к звонку и узнайте побольше о своих собеседниках
Если вы организуете звонок, убедитесь, что абоненты знают друг о друге. Разошлите им письма с краткой информацией об участниках. Если вас пригласили на звонок и ничего не прислали, хотя бы погуглите имена участников, чтобы не попасть в неловкую ситуацию. В самом начале следует кратко представиться, рассказать о цели конференц-колла, представить общий план дискуссии.
Строго следите за временем
При организации звонка распланируйте разговор на 10–30 минут, старайтесь тактично прерывать тех, кто говорит слишком долго. Следите за тем, чтобы все участники имели равные возможности высказаться. Если колл будет длиться больше получаса, участники устанут и будут хуже концентрироваться.
Не опаздывайте на конференц-коллы
Не стоит подводить коллег и отнимать их время. Поэтому если опаздываете, лучше предупредите заранее и попросите перенести звонок на то время, когда вы будете доступны. Если перенести колл никак нельзя, найдите ближайшее тихое место (кофейню, например) и проводите звонок оттуда.
Одно из преимуществ SIP-телефонии «Билайн» — звонки возможны с любых устройств: как стационарных телефонов и компьютеров, так и мобильных смартфонов, планшетов или ноутбуков. Телефонные номера сотрудников не привязаны к конкретному местоположению, они могут принимать звонки везде, где есть связь.
Micolas / Shutterstock
Не нужно сразу паниковать, если кто-то из участников не выходит на связь
Попробуйте набрать еще один-два раза — возможно, у человека просто проблемы со связью.
Если он и после этого не ответил, напишите ему в мессенджер или почту, что вы звонили и ждете ответа. Обязательно укажите в письме, в течение какого времени вы сами будете доступны для звонка.
Если неполадки на вашей стороне — перезвоните сами
Неважно, начальник вы или подчиненный, стоит уважать своих собеседников. Если технические проблемы на вашей стороне, то опишите неполадки и перезвоните. Но лучше решить все проблемы со связью заранее, особенно если вы организатор группового звонка.
Если случился форс-мажор, сохраняйте спокойствие и действуйте по ситуации
Идеальный колл должен проходить в тихом помещении без постороннего шума. Но если вас застали в дороге, в офисе делают ремонт или за стеной кто-то отмечает день рождения, то лучше извиниться и предложить выключить микрофон, если шум будет слишком навязчивым. Также стоит заранее оговорить временные рамки колла, если у вас через 15 минут важное совещание, сообщите об этом собеседникам перед началом звонка. Если вы говорите из офиса, поставьте на стол или повесьте на дверь табличку о том, что у вас конференц-колл и вас не нужно отвлекать. Если говорите из дома, заранее предупредите домашних, чтобы во время переговоров они к вам не заходили. Но не паникуйте, если в комнату, к примеру, внезапно забежит ребенок. Все участники колла будут слышать или видеть, как вы себя ведете. Что бы ни случилось, следует спокойно справиться с неловкой ситуацией, извиниться и продолжить звонок.
Rawpixel / Shutterstock
Выключайте микрофон, если не собираетесь говорить
Если участников колла много, то даже минимальный фоновый шум на стороне каждого из них может отвлекать. Поэтому лучше выключать микрофон, пока вы молчите, даже если вы при этом находитесь один в тихом помещении. Только не забудьте предупредить остальных и включайте микрофон оперативно.
Не факт, что все участники колла будут так же сознательны. Чтобы снизить фоновый шум и сделать звонок комфортным для всех участников, «Билайн» предоставляет услугу аудиоконференции, которая подойдет, например, для селекторных совещаний (когда у всех, кроме докладчика, микрофоны выключены) или свободных конференций (когда у всех участников микрофоны включены). При этом организатор звонка может включать и отключать микрофон каждого участника — управление конференцией происходит через веб-интерфейс.
Rawpixel / Shutterstock
Если есть возможность, включите видео
Из разговора по аудиосвязи выпадает вся невербальная коммуникация (жесты и мимика), и это мешает эффективному общению. Поэтому все-таки лучше, если разговор состоится по видеосвязи. Если у вашего собеседника работает веб-камера, вам тоже следует включить видео — это стандартный этикет подобных звонков.
Перед началом видеоколла убедитесь, что в помещении хорошее освещение, а в кадр не попадают сомнительные предметы или бардак на столе и в комнате.
Смотрите в веб-камеру
Так собеседнику будет казаться, что вы смотрите ему в глаза, и это создаст ощущение более доверительной беседы. Но волей-неволей вам все равно будет хотеться посмотреть на свое изображение в углу экрана. И чтобы не коситься в сторону, подтяните окошко видеоколла наверх, прямо под вебкамеру. Так всем будет комфортнее.
Качественная видеосвязь требует высокой скорости подключения к интернету. Настроить бесперебойную работу вайфая на скорости до 10 Гбит/с для всех сотрудников компании поможет «Билайн».
Africa Studio / Shutterstock
Не звоните прямо в пижаме из кровати
Конечно, все зависит от ситуации и от того, насколько хорошо вы знаете своих собеседников. Но лучше соблюдать элементарные нормы приличия. Старайтесь, чтобы в веб-камеру не попадали смущающие предметы, интерьеры и люди.
Лучше не надевать вещи кричащих цветов с пестрыми принтами, отдайте предпочтение однотонным вещам. Идея надеть рубашку и остаться в нижнем белье (потому что в камеру все равно видно только по пояс) — опасная: в какой-то момент вы можете забыться и резко встать. В любом случае к серьезному звонку готовьтесь так же, как если бы вы готовились к стандартной встрече в офисе.
Если вы хотите записать звонок — предупредите об этом других участников
Обязательно дайте знать, что вы включаете диктофон или камеру. На всякий случай выясните, записывают ли вас. И дело даже не столько в нарушении норм этики, сколько в нарушении неприкосновенности частной жизни. По закону записывать на диктофон или камеру втайне можно только при наличии специальных санкций.
Напишите письмо по итогам звонка
Поблагодарите друг друга, подведите итоги, кратко резюмируйте то, к чему вы пришли, и закрепите договоренности. Но прежде всего убедитесь, что камера и микрофон выключены и вас действительно больше никто не слышит. Буркнуть что-нибудь вроде «как же они достали» после изнурительного разговора с коллегами, не положив трубку, — худший способ завершить звонок.