Перейти к материалам

Как крупным компаниям организовать командировки с помощью технологий? Разбираем преимущества для руководителей, бухгалтеров и тревел-менеджеров

Как крупным компаниям организовать командировки с помощью технологий? Разбираем преимущества для руководителей, бухгалтеров и тревел-менеджеров

Коронавирусу год; мир медленно, но верно приходит в себя, и многие компании уже начали заново отправлять сотрудников в командировки. Вместе с сервисом для организации деловых-путешествий Smartway мы решили рассказать, как бизнес может сэкономить время и деньги, а также избавиться от головной боли благодаря современным технологиям.

Что умеет Smartway? Результат тест-драйва «Медузы»

Мы уже тестировали Smartway два года назад — и вот какие выводы о сервисе мы сделали:

  • Цены. Покупать билеты и оплачивать жилье через онлайн-сервис во многих случаях было дешевле, чем напрямую.
  • Время. Оплачивать гостиницы и авиабилеты можно в одном окне.
  • Порядок. Все инвойсы и отчеты хранятся в одном месте.
  • Автоматизация. Данные по сотрудникам сохраняются в системе, вбивать их каждый раз не нужно.

Подробнее об опыте «Медузы» при использовании Smartway читайте в нашем тест-драйве.

Для удобства мы разделили текст на три части — в зависимости от того, чью работу упрощает то или иное решение: руководителя, бухгалтера или тревел-менеджера.

Для бухгалтера

  • Интеграция с 1С

При покупке билетов бухгалтер должен корректно заполнить данные и отразить движение средств: провести покупку и передачу билета, потом указать его в виде выданного аванса и учесть в расходах. Данные по билету каждый раз необходимо вносить руками — это занимает много времени. Удобнее, если после покупки информация попадает в 1С автоматически. Старайтесь работать с подрядчиками, у которых доступен такой функционал: это позволит вам экономить время. 

  • Встроенные авансовые отчеты

Работа с бумагами выматывает всех: и сотрудников, которые должны отчитаться за потраченные деньги, и бухгалтеров, которым эти бумаги проверять и вносить в бухгалтерскую систему. Если в вашей компании сотрудники сами составляют авансовые отчеты, их работу можно облегчить, перенеся этот процесс в специализированную онлайн-систему. Там отчет автоматически загружается в 1С. Тогда бухгалтеру не придется возиться с Excel-таблицами и каждый раз вбивать информацию заново.

  • Замена бумажных посадочных

По правилам после командировки сотрудник должен принести в бухгалтерию бумажный посадочный — это подтверждение его присутствия на рейсе. Проблема в том, что посадочные часто теряются, поэтому для экономии времени можно оформлять справки о совершенных перелетах. Некоторые сервисы по организации бизнес-путешествий позволяют оформлять их в один клик. Электронные версии оформляются мгновенно, а оригиналы отправляются вместе с закрывающими документами.

Вот как Smartway помогает бухгалтерии экономить время на проведении командировок. Во-первых, вся информация о приобретенных билетах автоматически передается в 1С и подтягивается в авансовый отчет. Если использовать функционал авансовых отчетов самого Smartway, после создания они сразу загружаются в «1С: Бухгалтерию», а бухгалтеру остается только проверить его и нажать кнопку «Провести». Во-вторых, если сотрудник забыл бумажный посадочный, в Smartway можно в два клика оформить электронную справку. При этом справка полностью соответствует требованиям ФНС и заменяет посадочный.

Для руководителя

  • Абонентская плата вместо сервисных сборов 

Обычно, отправляя сотрудников в командировки через агентство делового туризма, компания платит сервисный сбор — в среднем от 200 до 500 рублей за каждый билет. Чем больше у компании поездок, тем выше расходы. Чтобы сэкономить, можно присмотреться к онлайн-сервисам, где за доступ ко всем функциям (бронирование билетов и отелей, тревел-поддержка и т. д.) заказчик платит фиксированную абонентскую плату. Если компания организует хотя бы несколько десятков командировок в месяц, фиксированный платеж уже может быть выгоднее сервисных сборов. 

  • Интеграция тревел-системы с ERP

Представим ситуацию: чтобы рассчитать себестоимость продукта, молочному холдингу нужно учесть много факторов — в том числе расходы на поездку технолога на завод. Рассчитать это единожды несложно, но если командировок много и посетить нужно, к примеру, сразу несколько заводов, задача усложняется. Чтобы не проводить расчеты вручную, можно настроить автоматическую интеграцию системы тревел-поставщика с ERP предприятия. Такую функцию предлагают несколько компаний по организации командировок. Обязательно уточняйте, входит ли эта опция в базовый пакет или требует отдельной разработки и дальнейшей платной поддержки. 

  • Аналитика

Залог качественной аналитики — полная оцифровка данных. И если подрядчик, которому компания доверяет организацию командировок, не обладает сильной IT-базой или билеты и вовсе приобретаются через запрос на почту, о ней придется забыть. Выбирая систему аналитики, обращайте внимание на то, можно ли устанавливать в системе нужные настройки самостоятельно (например, делать отчеты по центрам затрат или департаментам). В противном случае придется привлекать и оплачивать разработку каждый раз, когда систему потребуется дополнить новыми полями.

Вот три главных преимущества сервиса Smartway для руководителей. Во-первых, Smartway работает по фиксированной абонентской плате, и, даже если компании предстоит больше командировок, сумма не изменится. Во-вторых, все данные хранятся в цифровом виде, а значит, можно строить аналитику в различных разрезах и определять точки для экономии бюджета. В-третьих, в Smartway есть встроенная интеграция с ERP-системой 1С, которая не требует отдельной разработки и оплаты. А если компании требуется интеграция с другой управленческой системой, она легко настраивается через API.

Для тревел-менеджера

  • Бесплатный возврат авиабилетов (даже по самому дешевому тарифу)

Когда командировок много, риск ошибки при покупке билетов растет. Достаточно выбрать неверную дату или ввести данные старого паспорта командированного сотрудника, и билеты придется переоформлять. Чтобы избежать потери денег, в современных сервисах есть автоматическая функция полного возврата стоимости авиабилета (при любом тарифе) в течение нескольких часов после покупки.

  • Гибкие схемы согласования

В большинстве крупных компаний командировки проходят многоэтапный процесс согласования. Бывает, что деловую поездку сначала согласовывает тревел-менеджер, затем руководитель, а после него — финансовый контролер. При этом заявка должна попадать в руки сразу нескольких контролеров — на случай, если кто-то из них занят, а поездка срочная. Чтобы сэкономить время и деньги, можно использовать онлайн-решения, где настройка правил согласования устроена по формату конструктора. В этом случае вы сможете настраивать схемы согласования самостоятельно.

  • Поддержка прямых договоров с авиакомпаниями и отелями

Компаниям, которые часто отправляют сотрудников в командировки, выгодно участвовать в корпоративных программах лояльности. Получать кешбэк и скидки при покупке билетов и бронировании номеров в отелях можно не только напрямую, но и через онлайн-решение для организации бизнес-путешествий. Важно, чтобы агент не забыл передать код для получения скидки. Хорошо, если скидочный код применяется автоматически и его не нужно вводить вручную при каждой покупке. Подобный функционал реализован в некоторых онлайн-сервисах, уточнить наличие такой опции у подрядчика лучше заранее. 

Вот как Smartway упрощает работу тревел-менеджера. Во-первых, у сервиса гибкие настройки согласования — самостоятельно создать и приспособить систему под внутренние правила вашей компании легко. Во-вторых, в Smartway есть функция бесплатной отмены билетов в первые часы после покупки. Даже если вы ошиблись в оформлении и вовремя это заметили, вернуть можно всю сумму. В-третьих, если ваша компания имеет специальные условия по покупке билетов или номеров в отелях, они будут отражены в системе, а вы всегда будете видеть финальные цены.  

Протестировать сервис Smartway можно бесплатно, перейдя по ссылке.

Сделано в продано!