Командировки теперь организовывают по-новому. Вот шесть главных трендов

Согласно свежим исследованиям, все больше сотрудников считают командировки плюсом своей работы. А среди миллениалов таких и вовсе 90%. Да, в некоторых случаях быстрее уладить рабочие вопросы удаленно, но большинство респондентов считают видеоконференции менее эффективными, чем переговоры лицом к лицу. При этом у тех, кто часто ездит в командировки (или организует их), бизнес-поездки часто ассоциируются с кучей бумажек, бюрократическими проволочками и прочей головной болью. Однако благодаря технологиям процесс стал намного проще. Вместе с агентством делового туризма «Аэроклуб», которое занимается бизнес-поездками уже 25 лет, рассказываем о новых трендах на рынке командировок. Еще больше о том, как путешествовать по работе, читайте тут.

Сотрудники чаще организовывают командировки сами 

Что это значит: Многие работодатели считают: позволить сотруднику самому выбирать условия командировки — значит проявить заботу и продемонстрировать доверие. Поэтому сотрудники все чаще выбирают авиабилеты и бронируют отели для командировок самостоятельно — онлайн. От переплат компанию страхует грамотно выстроенная тревел-политика и онлайн-система бронирования, разработанная агентством-партнером, — корпоративный интернет-сервис, который не дает купить билет или забронировать отель, если его стоимость превышает установленные компанией лимиты. Такие системы бронирования, по данным «Аэроклуба», уже используют около 50% западных и более 25% российских компаний. 

Зачем это нужно: Компании все чаще позволяют сотрудникам организовывать командировки самостоятельно, потому что это не только демонстрирует доверие, но и повышает эффективность. Ведь бизнес-поездки часто связаны со стрессом, который тормозит продуктивность. Самостоятельная организация командировки дает работнику ощущение контроля над ситуацией. Кроме того, онлайн-платформы для бизнес-путешествий экономят время сотрудников (ведь не нужно возиться с бумажками, звонить агенту и ждать от него ответа) и соответствуют общему тренду на технологичность и цифровизацию. А еще делают тревел-политику компании прозрачной: сотрудник видит, какие варианты ему доступны и сколько это будет стоить.

«Аэроклуб» помогает организовывать командировки по всему миру как крупным, так и небольшим компаниям на любых платформах бронирования. Это можно сделать как через онлайн-систему (Online Booking Tool) или мобильное приложение, так и через оператора — по телефону, электронной почте или в мессенджерах. В едином интерфейсе онлайн-платформы работники могут выбрать билеты на самолет или поезд, варианты трансферов и проживания, а еще подготовить документы на визу. Согласовать все у руководителя тоже можно онлайн. Система бронирования интуитивно понятная, но для новичков есть короткие обучающие видео и подсказки электронного помощника. 

Работники совмещают командировки с отпуском

Что это значит: Миллениалы чаще меняют места работы, чем представители других поколений. Чтобы привлечь и удержать их, работодатели все чаще отказываются от жестких корпоративных норм и разрабатывают системы стимулов. Один из них — возможность совместить командировку с отдыхом. Этот тренд называется bleisure (business + leisure): после рабочей поездки сотрудник может задержаться в другом городе — например, на выходные. За пять лет таких корпоративных поездок в России стало на 43% больше. 

Зачем это нужно: Система позволяет повысить лояльность сотрудников, но не только. Дело еще и в экономии для работодателя: цены на авиабилеты с захватом выходных зачастую ниже, чем поездки на два дня в середине недели. И эксперты туристического рынка даже считают, что со временем bleisure полностью заменит чистые бизнес-поездки. 

В 2020 году «Аэроклуб» запускает специальный сервис для bleisure-поездок. Забронировав все, что нужно для командировки, сотрудник в том же приложении сможет посмотреть, какие мероприятия проходят в городе в это время. Купить билеты на понравившиеся события получится в пару кликов: в театр, кино или на концерт. 

Командировочных сопровождают в пути

Что это значит: Компании выстраивают системы напоминаний, чтобы сотрудник не опоздал на самолет или поезд, а также вовремя прошел регистрацию на рейс. Работает это так: накануне командировки работнику приходит пуш-уведомление в мобильном приложении о предстоящей поездке с указанием аэропорта или вокзала, временем отправления, номером рейса и другими необходимыми данными. Еще координатор поездки может отправить инструкцию с правилами поведения в незнакомой стране, список рекомендованных заведений и сводку с прогнозом погоды на ближайшие дни. 

Зачем это нужно: Разумеется, если сотрудник проспал и пропустил рейс, это его личная ответственность. Однако опоздания влияют и на саму компанию, потому что срывают график работы. И такое сопровождение помогает снизить риски. А еще, конечно, обеспечить комфорт во время командировки. А он, как мы уже писали, — залог продуктивности во время рабочей поездки.

«Аэроклуб» первым в России запустил мобильное приложение для сопровождения сотрудников во время командировок. Например, опаздывая на самолет, клиент может сообщить об этом в службу поддержки «Аэроклуба» одним нажатием кнопки в мобильном приложении, и, пока человек добирается до аэропорта, оператор зарегистрирует его на рейс. Если же шансов успеть уже нет, можно быстро поменять билет. Нет желания общаться с оператором? Тогда все вопросы по организации командировки и вовсе можно адресовать чат-боту.

Компании все больше думают о безопасности

Что это значит: Отправляя сотрудника в командировку, компания может получить у него разрешение на координацию передвижений. В случае экстренных ситуаций работодатель получит доступ к геолокации сотрудника, сможет понять, где он находится, оперативно связаться с консульством и вывезти его из страны. С помощью отслеживания геолокации компания получает данные о точном местонахождении сотрудника в течение 5–10 минут. Это возможно даже при отключенном роуминге: сигнал поступает с ближайшей базовой станции. 

Зачем это нужно: Может показаться, что столь пристально следить за безопасностью своих сотрудников нужно только тогда, когда они едут в политически нестабильные регионы. Но это не так. Согласно отчету Global Peace Index, за последние 10 лет больше 60% стран даже в Европе стали менее безопасными. А во всем мире выросло число нападений с применением оружия и затяжных конфликтов. 

Чтобы следить за безопасностью клиентов в другой стране, «Аэроклуб» использует возможности big data. Специальная система анализирует новостной поток и выявляет в нем слова-триггеры — например, сообщения об экстренных посадках, беспорядках, военных переворотах и природных катаклизмах. Программа автоматически сопоставляет полученную информацию с номерами рейсов и другими данными пассажиров из собственной базы и проверяет, не находится ли кто-то из клиентов в опасной зоне. И если да, сотрудника и его работодателя тут же проинформируют.

Сотрудников не нагружают бумажной волокитой

Что это значит: Когда сотрудник возвращается в офис, командировка не заканчивается: теперь он должен предоставить бухгалтерии пакет закрывающих документов — посадочные талоны, выписки и чеки. Кроме того, нужно вручную заполнить авансовый отчет и отнести весь набор закрывающих документов секретарю. Сегодня этот процесс становится проще: посадочные талоны, выписки об отелях и трансферах автоматически подгружаются во внутреннюю систему компании. Чеки тоже можно не собирать: достаточно их просто сфотографировать и загрузить онлайн. 

Зачем это нужно: На сбор и оформление всех необходимых бумаг у сотрудника может уйти не меньше 30 минут, которые он мог бы посвятить работе. Автоматизированные системы позволяют снять с работника эти обязанности и снизить объем бумажной волокиты внутри компании. 

Все платформы и сервисы «Аэроклуба» существуют в одной «экосистеме». Она объединяет все этапы бизнес-поездки — это и начальная организация, и бронирование, и отчетность в конце. При этом начать бронирование можно на офисном компьютере, а продолжить уже по дороге домой — в мобильном приложении, через мессенджеры WhatsApp или Telegram. Если смотреть на экран неудобно, координатору всегда можно позвонить. Повторять одно и то же разным операторам больше не нужно: еще до того, как снять трубку или ответить на запрос в переписке, оператор «Аэроклуба» знает, кто именно к нему обращается и даже по какому вопросу.

Командировки делают персонализированными

Что это значит: Редкий сотрудник сможет эффективно провести переговоры и заключить выгодную для компании сделку после 12-часового перелета в тесном кресле где-нибудь в хвосте самолета. Работодатели понимают это и оставляют за сотрудником право выбрать удобства, которые отражают их личные предпочтения. Например, бизнес-путешественники могут вылетать в командировки из ближайшего аэропорта и в удобное время, заселяться в понравившийся отель и копить на командировках мили для отпуска. При этом онлайн-системы запоминают предпочтения сотрудников в предыдущих поездках (например, в самолете — место у окна с дополнительным пространством для ног и вегетарианское меню, в отеле — номер c балконом и расширенное меню завтраков), чтобы бронировать эти опции автоматически и тем самым предвосхищать ожидания работников. 

Зачем это нужно: Цель простая — дополнительно мотивировать сотрудника и повысить его лояльность, чтобы он работал еще эффективнее. При этом понятно, что бизнес-поездка не всегда может соответствовать ожиданиям сотрудника на 100%. Ведь за командировку платит работодатель, а значит, она должна вписываться в установленные рамки тревел-политики. Однако задача компании — найти баланс между собственными интересами и комфортом сотрудника.  

У «Аэроклуба» есть персонализированная система рекомендаций, которая подбирает оптимальный рейс для каждого сотрудника. Искусственный интеллект анализирует не только данные предыдущих поездок, но и местоположение человека (поедет ли он в аэропорт из дома или прямо из офиса), а также наличие у него бонусной карты какой-нибудь авиакомпании. Система все время учится, и с ее помощью сотрудник может выбрать самый удобный для себя рейс всего за пару секунд.