В вашем офисе все завалено бумагами. Вот что можно изменить

Документы необязательно должны быть на бумаге, данные — на вашем сервере, а сотрудники — в офисе. Цифровая экосистема и электронный документооборот могут сильно изменить качество работы в компании и помочь выиграть деньги, время, расположение сотрудников и клиентов. Вместе с Xerox объясняем, как добавить в жизнь вашего бизнеса «цифру».

Наведите порядок в документах и тратьте меньше времени на их обработку

Допустим, у вас сейчас все обстоит так

Все документы вручную заводят в учетную систему, а затем раскладывают их по папкам. Со временем эти документы теряются, мнутся и рвутся. Еще неприятнее — если в документах обнаруживаются опечатки или ошибки: приходится все переделывать заново. В вашем офисе часто можно услышать вопрос «Нет ли файлика?» — а картридж принтера регулярно приходится менять. В результате всей этой рутины ваши сотрудники теряют до 60% рабочего времени, а еще — расходуют много бумаги.

Вот что можно сделать

Вы подключаете систему ECM (enterprise content management) — то есть систему управления корпоративным контентом, которая станет переходным звеном к электронному документообороту. В зависимости от задач вашего бизнеса в ECM могут входить бизнес-продукты для контроля финансов, проектов, закупок, поставок, продаж, управления персоналом, общения с клиентами и многое другое. Такие продукты выпускают компании со специализацией на решениях для бизнеса, они же оказывают консультации по установке и настройке программного обеспечения. Другой вариант — обратиться к системному интегратору или консультанту по технологиям для бизнеса.

С подключением продуктов ECM у вас появляется возможность все «бумажные» процессы перенести в цифровое пространство: типовые бланки уже предустановлены в программах, и сотрудникам остается только заполнять некоторые поля. Исправления вносить легко — не нужно переделывать весь документ. То, что прежде было на бумаге, можно отсканировать, распознать текст и внести в ту же самую электронную систему документооборота. Вы выигрываете время и деньги — внедрение может влететь в копеечку, но окупится в дальнейшем. Чтобы рассчитать выгоды именно для вашего бизнеса — воспользуйтесь одним из калькуляторов ROI ECM.

А подписывать важные документы можно будет при помощи КЭП — квалифицированной электронной подписи. Это прямой аналог печатей и подписей, только в «цифре». Получить ее можно в удостоверяющих центрах, аккредитованных Минкомсвязи.

На этапе перехода к электронному документообороту понадобится отсканировать множество документов. В этом могут помочь сканеры Xerox DocuMate 4790/4799. Они рассчитаны на большие объемы сканирования — до 15–40 тысяч страниц в месяц — и высокую скорость обработки документов.

Выбросьте шкафы и продайте старый сервер. Лучше поставьте вместо них цветы

Допустим, у вас сейчас все обстоит так

Все документы, контракты и архивы хранятся в пыльных папках на стеллажах. В них сложно сориентироваться, и они занимают много места. Возможно, у вас даже есть комната, в которой стоит моргающий разноцветными лампочками сервер: что там происходит и зачем он нужен — знают лишь избранные.

Вот что можно сделать

Вы подключаете облачные сервисы — часто они входят в часть пакета ECM-систем, но мы расскажем чуть подробнее о том, зачем они нужны. Облака выполняют две важные роли — хранение и вычисления. С первой ролью все просто — это аналог ваших шкафов с папками, каталогов с товарами и всего прочего, что занимает физическое пространство. Когда вы переходите к электронному документообороту, вам понадобится где-то хранить информацию, и будет правильно делать это не на физических носителях вроде сотни жестких дисков, а в специально предназначенном для этого месте за пределами вашего офиса — облаке. Вычисления задействуют мощности, нужные для того, чтобы программы электронного документооборота и другие рабочие приложения нормально работали. Все это предоставляется вам в облаке удаленно — через интернет.

В зависимости от объема информации и вычислений, которыми оперирует ваш бизнес, вы можете выбрать из нескольких опций.

Обычно они называются IaaS (infrastructure as a service), PaaS (platform as a service), SaaS (software as a service) — и представляют собой инфраструктуру, платформу или просто набор программного обеспечения, которые предоставляются вам удаленно, как услуга. Они различаются между собой тем, какую часть задач берет на себя провайдер. Грубо говоря, IaaS просто даст вам серверы для вычислений и место для хранения информации. Физически они будут контролироваться провайдером, но настраивать все программы — от операционной системы до программы для бухучета — вам придется своими силами. PaaS — все то же самое, но вам уже не нужно думать об операционной системе. Останется только позаботиться о тех программах, в которых работают сотрудники. SaaS — все сделают за вас. Вашим сотрудникам остается просто приходить на работу и садиться за компьютер.

В результате перехода к облаку вся информация, которая используется в работе — накладные, презентации, фотографии, проекты, — хранится не у вас в офисе, а у провайдера облачных услуг. Места для всей информации — столько, сколько нужно, потому что тарифы на облака чаще всего «резиновые»: вы будете платить за такие объемы вычислений и хранилища, которые реально используете. Экономия на отказе от собственных шкафов и серверов может оказаться даже десятикратной.

Безопасность ваших данных обеспечивает провайдер облачных услуг, поэтому стоит обратиться к тому, который пользуется хорошей репутацией на рынке и работает со знаковыми для вас компаниями.

Даже после перехода к ECM время от времени нужно оцифровывать текущие документы. В зависимости от нагрузки можно выбрать как младшие модели сканеров, так и старшие. Несмотря на разную производительность, возможности обработки изображений у них схожие. Например, сканирование в PDF с возможностью поиска, определение и удаление с изображения фоновых пятен.

Позвольте сотрудникам работать там, где они хотят. И сами делайте так же

Допустим, у вас сейчас все обстоит так

Ваши сотрудники ходят на работу к девяти (и частенько опаздывают) — и вы сами мучаетесь от того же самого. Некоторым пришлось переехать ради этой работы из другого города, чтобы присутствовать в офисе. Кстати, издержки на его аренду растут.

Вот что можно сделать

Вы уже настроили ECM и облака — это значит, что переход к электронному документообороту, управлению проектами или продажами практически состоялся. Теперь вы работаете в digital: это значит, что те сотрудники, которым не нужно находиться в одном с вами офисе или даже городе, смогут выполнять свои задачи удаленно. Цифровые планировщики задач и системы управления проектами помогут вам убедиться, что все сотрудники (а также подрядчики, контрагенты) корректно выполняют свои обязательства — не срывают сроки, не подводят клиентов, не тратят деньги впустую. А время, которое сотрудники раньше тратили на дорогу, теперь они смогут потратить на себя — и, вероятно, это повысит их лояльность к компании.

Вы сможете сэкономить на аренде офиса или вообще отказаться от него, а также привлечь сотрудников, живущих в других городах.

А еще переход к «цифре» повлияет на общение с клиентами и контрагентами — все нужные документы будут у вас перед глазами и станут доступны в любой момент. Время принятия решения или ответа сократится в разы.

Сотрудникам, работающим как в офисе, так и за его пределами, пригодится компактный сканер Duplex Portable Scanner с раскладывающимся при необходимости автоподатчиком.

Работайте в цифровой экосистеме по ее правилам

После внедрения электронного документооборота и цифровых систем управления не останавливайтесь на достигнутом. Используйте современные методы планирования, производства, коммуникации и дистрибуции. Изучите методику бережливого производства, гибкой разработки (это касается не только ИТ-сферы), омниканальной коммуникации и торговли. Узнайте больше о приемах growth hacking и придумайте, как увеличить спрос на ваши товары или услуги.