В вашей компании не замолкает принтер? Возможно, вам нужен аутсорсинг печати

Принтер — довольно простое устройство. Но, чтобы он нормально работал, за ним нужно следить, проводить регулярное обслуживание, менять расходники. Это обслуживание можно доверить сторонней организации, которая возьмет на себя полную поддержку — от заказа бумаги до ремонта техники. Эта услуга называется аутсорсинг печати, и она подойдет как корпорациям с десятками отделов и сотнями принтеров, так и небольшим офисам, где стоит всего один аппарат. Компания «Бюро офисных машин» и производитель принтеров HP рассказывают, как это работает и почему может быть выгодно.

Начните с аудита

Вот что предлагают в «Бюро офисных машин». Для начала их специалисты приезжают в офис, изучают состояние техники, нагрузку на каждый принтер, опрашивают сотрудников о задачах, которые они решают с помощью принтеров. Потом устанавливаются программы для сбора статистики со всех принтеров. Они помогут проанализировать эффективность использования техники и расходников. Самая частая проблема, которая выявляется при аудите, — переизбыток устройств. Компании закупают небольшие домашние принтеры для каждого кабинета. Картриджи в них нужно часто менять, из-за этого расходы кажутся высокими, и тогда компания вместо оригинальных картриджей начинает покупать дешевые аналоги. Мало того, что они хуже печатают, они и быстрее изнашивают технику, в итоге компании приходится покупать еще новые принтеры. Специалисты «Бюро офисных машин» выявляют такие закономерности и предоставляют отчет. В документе будут отражены реальные расходы на печать и варианты стратегий, которые позволят достичь нужных результатов и при этом сэкономить.

Укрупняйте точки печати

Наиболее частый совет HP и «Бюро офисных машин» — вместо десяти мелких неэффективных принтеров стоит ставить два-три более мощных. Это позволяет сократить стоимость печати одного листа. Но часто сотрудники переживают, что на общем принтере документы могут попасть не в те руки или перепутаться с бумагами коллег. В таком случае на аппарат ставится система защиты печати, например HP Access Control. И даже если вы отправили конфиденциальный документ на чужой принтер, распечатать его сможете только вы — по именной карте.

Возьмите принтеры у аутсорсера (если нужно)

У «Бюро офисных машин» большой парк лицензионной техники HP, которая предоставляется во временное пользование. Это не совсем аренда: клиент платит только за отпечатки, и доплачивать отдельно за принтеры не нужно. Кроме того, арендованные принтеры не считаются имуществом, а это позволяет сэкономить на налогах. Аутсорсер подбирает устройства по характеристикам и размерам под конкретное место — будь то кассовое окно или вагончик на нефтяном месторождении. Для обычных офисов есть универсальные модели, например линейка HP Page Wide. Это универсальные аппараты для офисной печати как черно-белых, так и цветных документов. Стоимость печати на них ниже, чем на лазерных устройствах, а скорость печати выше.

Брать принтеры у аутсорсера необязательно. Специалисты могут лишь посоветовать нужные модели аппаратов, а компания закупит их самостоятельно. Но есть смысл последовать рекомендациям: дешевле будет избавиться от рабочих, но неподходящих принтеров, чем продолжать на них печатать.

Защитите принтеры от злоумышленников

Почти любой современный принтер или МФУ — это подключенное к сети устройство с жестким диском и операционной системой. Если в принтере используются открытые и устаревшие протоколы, его легко взломать, чтобы проникнуть во внутреннюю сеть, перехватывать печатающиеся документы или атаковать корпоративные компьютеры. Кроме того, злоумышленники могут сделать принтеры частью зараженной сети (ботнета), которую используют для DDoS-атак. Поэтому на принтеры нужно ставить защитные системы. «Бюро офисных машин» предлагает несколько вариантов обеспечения контроля и безопасности офисной печати на базе решений HP.

Экономьте за счет бумаги и картриджей

«Бюро офисных машин» берет на себя поставку не только аппаратов, но и подходящих расходников HP. Во-первых, это всегда оригинальные картриджи, которые не изнашивают технику. Во-вторых, это качественная бумага с низким коэффициентом замятий. И картриджи, и бумагу аутсорсер закупает у поставщиков со скидками — это дает дополнительную экономию. 

Заранее узнавайте, когда принтерам нужны расходники и ремонт

Специалисты «Бюро офисных машин» устанавливают программы, которые отображают статусы всех принтеров, записывают коды ошибок, незаметных для пользователя, но способных привести к сбоям в работе. Сотрудники аутсорсера ведут эту статистику и заранее знают, когда аппараты потребуют замены запчастей. Также они заметят в отчетах, если расходные материалы расходуются быстрее обычного. В таком случае они поставят картриджи или бумагу заранее.

Печатайте документы только тогда, когда это обязательно

«Бюро офисных машин» накопило достаточно опыта, чтобы рассчитать, сколько документов действительно нужно напечатать, а от чего можно отказаться. Нецелевой расход — это, например, цветная печать в случаях, когда можно обойтись черно-белой; с одной стороны листа, когда можно с обеих; печать документов, которые можно отправлять электронно. Обо всем этом будет рассказано в инструкциях, которые получат сотрудники. Такой подход позволяет экономить до 15–20% расходников.

Спрогнозируйте бюджет

Стоимость отпечатка складывается из цены бумаги (от 55 копеек за страницу), цены картриджей и скрытых расходов на оборудование, которые зачастую не учитываются. К ним относится техническое сопровождение, ремонт, налоги, расходы на поиск поставщиков, проведение закупок, заключение договоров поставки и потери времени сотрудников, работающих на медленных аппаратах. Реальная цена печати одной черно-белой страницы составляет примерно 2–3 рубля, а цветной — до 20 рублей.

Если организация из 100–150 человек печатает 80 тысяч страниц документов в месяц, то на печать у нее уходит от 90 до 400 тысяч рублей. Но покопийный контракт может и не снизить расходы на печать. Для этого необходима оптимизация и внимательное управление расходами. Чтобы рассчитать бюджет и сократить траты, вы можете обратиться в «Бюро офисных машин». Аутсорсер печати работает на рынке уже 27 лет, причем со многими клиентами — более 10 лет. Для заказа аудита и начала сотрудничества заполните заявку на сайте.