Как выбрать онлайн-кассу? Инструкция для тех, кто опоздал к 1 июля
С 1 июля практически весь бизнес должен перейти на онлайн-кассы, чтобы избежать проверок и штрафов. К этому сроку, по данным ФНС, на новые системы переходят около 400 тысяч организаций, в основном из сферы услуг (полный список можно найти здесь). Компания МТС, которая как раз занимается продажей и установкой касс, дает краткую инструкцию для тех, кто еще не успел определиться с выбором.
Убедитесь, что онлайн-касса отвечает требованиям закона
Онлайн-касса должна отвечать требованиям Ф3-54 — у нее должно быть два главных элемента. Первый — фискальный накопитель, то есть память, где будут храниться и кассовые чеки в зашифрованном виде, и код для их проверки. Второй — модуль для подключения к интернету, чтобы фискальные данные чека пересылались в налоговую. Кроме того, касса должна быть внесена в реестр контрольно-кассовой техники — сейчас там 168 моделей, включая все устройства «МТС Касс». А еще, если вы продаете алкоголь или товары животного происхождения, для кассы понадобится специальное программное обеспечение (об этом расскажем ниже).
Определитесь с бюджетом на онлайн-кассу
Первый вариант — отдельный фискальный регистратор, который подключается к компьютеру или планшету с установленной кассовой программой. Сам по себе регистратор стоит недорого, но он не будет работать без дополнительного оборудования.
Второй вариант — кнопочные кассы. Они тоже бюджетные, но кроме печати чеков и передачи данных ничего не умеют. Обслуживание таких касс обойдется дороже: чтобы обновить прошивку под нововведения или, например, добавить реквизиты в чек, придется вызывать мастера за свой счет. А для работы с маркированными товарами все равно надо подключать планшет или компьютер.
Третья и самая удобная категория — смарт-терминалы, то есть онлайн-кассы планшетного типа. Они дороже кнопочных на 3–4 тысячи рублей, но работают быстрее и обновляются гораздо проще — причем дистанционно. Обновление будет стоить дешевле, чем у кнопочной кассы, а прошивка «МТС Касс» вообще обновляется бесплатно.
Смарт-терминалы считают сумму чека, сдачу, работают с номенклатурой товаров и помогают вести их учет, а также имеют много других полезных функций. Кроме того, к смарт-терминалу можно подключить товароучетную систему, которая упростит контроль над бизнесом и позволит анализировать продажи.
Решите, важна ли вашему бизнесу мобильность
Есть онлайн-кассы, рассчитанные на стационарную работу, а есть мобильные кассы. Стационарные больше по габаритам, они питаются от сети и подключаются к интернету через шнур, поэтому подходят для постоянных точек продаж. К таким моделям, например, относится «MТС Касса 12"» — у нее большой экран и достаточная производительность, так что она годится для большого потока посетителей.
Если бизнес связан с частыми выездами (например, вы занимаетесь ремонтными работами, делаете массаж или развозите еду), вам подойдет мобильный терминал. Например, — «MТС Касса 5"». Он легкий (всего 500 граммов), компактный, а батарею держит 24 часа, при этом заряжается даже от прикуривателя в автомобиле. Чтобы принимать оплату по карте, «MТС Кассе 5"» нужно подключить терминал «МТС эквайринг D200» — он беспроводной и тоже легкий (всего 165 граммов). Если оплату по карте приходится принимать часто, лучше взять терминал «MТС Касса 5"» со встроенным эквайрингом.
Оцените количество своих клиентов
Если у вас больше 100 клиентов в день и даже бывают очереди, лучше выбрать кассу с высокой скоростью печати чека (не больше 6 секунд). Учтите, что чем больше у кассы экран и крупнее значки, тем, скорее всего, быстрее и точнее будет работать кассир. Например, у «МТС Кассы 12"» экран размером 12 дюймов. Это стационарное устройство с высокой скоростью печати чека (всего 4 секунды) и автоотрезчиком. К нему можно подключить любые дополнительные устройства: весы, банковский терминал, сканер штрихкодов.
Для бизнеса с меньшим потоком клиентов (особенно если у вас бывают перебои с электричеством) подойдет и простая мобильная касса. Она стоит дешевле, занимает меньше места, а еще ее удобно переносить. Например, у «МТС Кассы 7"» — 7-дюймовый экран. Она работает как от сети, так и от батареи, рассчитанной на 14 часов работы. Причем к этой кассе также можно подключить эквайринг и весы.
Определитесь с типом товаров
Если вы продаете алкоголь или товары, подлежащие обязательной маркировке (духи, сигареты, шины, фотокамеры, верхнюю одежду — полный список здесь), вдобавок к онлайн-кассе у вас должен быть 2D-сканер, который считывает специальные коды. Также на кассу придется установить обновленное программное обеспечение для работы с маркировкой. Все модели «МТС Касс» поддерживают подключение 2D-сканера. А в «МТС Кассе 5"» есть встроенный 2D-сканер.
Если же вы продаете товар, который подлежит ветеринарному контролю (молоко, мясо, рыба), то можете настроить работу с документами от ФГИС «Меркурий» в товароучетной программе «МТС Кассы» (о ней мы расскажем ниже). Также для работы с весовым товаром не забудьте выбрать кассу с дополнительными разъемами для электронных весов: это устройства «МТС Касса 7"», «МТС Касса 9"» и «МТС Касса 12"». Они автоматически подсчитают стоимость взвешенного товара.
Узнайте, какой тип подключения к интернету вам подходит
Онлайн-касса на то и онлайн-, что отправляет данные об операциях по Сети.
Интернет можно подключить по-разному: если места мало и провода тянуть не хочется, пригодится касса с подключением по вайфаю — его поддерживают все мобильные терминалы МТС. Также можно подключить терминал по 4G: это умеют «МТС Касса 5"», «МТС Касса 5" + эквайринг», «МТС Касса 7"» — в комплекте с ними идут сим-карты МТС со специальным тарифом. Если ваш магазин или салон красоты находится в подвале или помещении, где есть проблемы со связью, надежнее будет подключить Сеть через шнур — подойдут «МТС Касса 7"», «МТС Касса 9"» или «МТС Касса 12"».
За перебои со связью переживать не стоит: «МТС Кассы» продолжают работать и в офлайн-режиме. При отсутствии интернет-сигнала пробитые чеки сохраняются в памяти и автоматически отправляются при возобновлении соединения.
Уточните потребности в системе аналитики
Онлайн-касса удобна тем, что ее можно подключить к товароучетной системе. Это программа, куда поступает вся информация о продажах из кассы. В ней можно следить за статистикой денежного оборота и продаж, формировать отчеты, приходовать товар, вести учет остатков. Открыв программу, вы сможете полностью контролировать работу своего бизнеса — причем удаленно из любой точки мира.
Товароучетная система нужна тем, кто продает алкоголь, маркированные товары, продукцию животного происхождения, имеет широкий ассортимент или большую сеть точек. Еще система поможет развивать бизнес, следить за аналитикой продаж и увеличить прибыль.
«МТС Кассы» работают со своей собственной товароучетной системой. У каждого пользователя есть личный кабинет, где можно вести глубокую аналитику продаж (система формирует более 40 отчетов), следить за динамикой, средним чеком, рейтингом ликвидности, размером выручки и прочим.
Если задать определенный алгоритм, программа сможет автоматически назначать цены на товары при приемке, а также формировать документы для инвентаризации — даже по отдельным группам товаров. Система также пригодится для планирования закупок, быстрого расчета прибыли и выручки, установки скидок и запуска спецпредложений. При этом касса также может обмениваться данными с популярными платформами: «1С» (от версии 8.3 и выше), «Контур.Эльба», Ecwid, «1С-Битрикс», «Робокасса».
Если не готовы сразу купить, попробуйте взять в аренду
Далеко не все предприниматели могут позволить себе покупку онлайн-кассы. Даже самая дешевая кнопочная модель с учетом услуг активации и настроек будет стоить не менее 25 тысяч рублей. И вообще далеко не всем нужно брать кассу в собственность: например, если у вас сезонный бизнес, то устройство востребовано на короткий период, а в остальное время будет пылиться. Есть также стартапы, которые не уверены в своих бизнес-планах, и они могут пожалеть о покупке кассы, если дело не выгорит.
«МТС Кассы» можно брать во временное пользование — стоимость аренды начинается от 1700 рублей в месяц. В цену входит фискальный накопитель, договор с оператором фискальных данных, круглосуточная техподдержка и услуга замены кассы. А если вы перейдете на тариф 2300 рублей в месяц, в стоимость войдет еще и установка, активация, настройка, сервисное обслуживание, обучение работе с кассой, ежегодная перерегистрация в ФНС и своевременная замена фискального носителя, когда это потребуется. При любом тарифе пользователь получает бесплатный доступ к товароучетной системе «МТС Кассы».
Сделать окончательный выбор и узнать подробности про модельный ряд «МТС Касс» можно в каталоге на сайте МТС. Там же подробно прописаны все условия аренды устройств.
