промо

Как переехать в новый офис в Москве без нервотрепки? Вот рецепт профессионалов

Переезд компании в новый офис — сложный многоэтапный процесс. Чтобы все прошло без накладок, нужно учесть десятки нюансов. Если вы решаете эту задачу в одиночку, то нагрузка будет слишком большой. Трудностей можно избежать, если обратиться за помощью к компании «Деликатный переезд». Она готова стать вашим партнером на время переезда и помочь сделать так, чтобы все прошло точно в срок с минимальным отрывом сотрудников от работы.


Итак, решение о переезде принято. Нужно найти новое помещение

Вы решили съехать, но новый офис пока не нашли. Уже на этом этапе «Деликатный переезд» готов отправить к вам менеджера для консультации. Он даст советы по переезду и поможет начать планирование. Вместе с ним вы можете составить список перевозимого имущества и прикинуть, нужно ли везти в новый офис старую мебель или лучше купить новую.

Офис найден. Пора браться за график переезда и смету расходов

Для начала нужно собрать информацию для составления графика. Сколько дней вы готовы потратить на переезд? В какие часы можно проводить работы в старом и новом офисе? Готовы ли вы переезжать в выходные, поздно вечером или ночью? В какой последовательности будут вывозить и завозить имущество? В каком порядке нужно расставить мебель и технику в новом офисе? Когда вы расскажете обо всем этом менеджеру «Деликатного переезда», он сможет составить оптимальный график переезда. Потом на основе графика и списка имущества, которое нужно перевезти, компания подготовит смету расходов и договор.

С «Деликатным переездом» вы будете четко понимать, на что тратится ваш бюджет. Компания подготовит полный перечень услуг и объяснит, чем можно пожертвовать ради экономии денег. Например, на проведение работ в ночное время действует повышенный тариф, и если у компании ограниченный бюджет, менеджер посоветует подыскать для переезда другое время.

Составляем план рассадки в новом офисе

Это очень важный этап. При подготовке плана нужно учитывать точные размеры мебели, чтобы не получилось так, что на плане нарисовано три стола, а по факту в кабинете помещается только два. План рассадки пригодится и для организации сотрудников: когда они придут в новый офис, не возникнет неразберихи и никто не будет делить места. Еще план рассадки нужен для маркировки и расстановки мебели в новом офисе — с ним специалисты «Деликатного переезда» быстро и точно разместят все имущество. Помимо прочего, план рассадки поможет понять, нужно ли вам докупать или менять какую-то мебель. Так как поиски новой мебели дело небыстрое, лучше решить все заранее.


Нужен инструктаж! Объясняем сотрудникам, что нужно сделать

Работникам вашей компании стоит разъяснить, как будет проходить переезд и какая помощь от них потребуется. Прежде всего, им нужно упаковать свои личные вещи в коробку и подписать ее. «Деликатный переезд» может заранее доставить необходимое количество картонных коробок для упаковки. Более того, за один-два дня до переезда компания может отправить на помощь своих специалистов, которые склеят коробки, упакуют архив и перенесут уже заполненные коробки в место сбора.

Чтобы помочь компании организовать своих сотрудников, «Деликатный переезд» подготовил видеоинструкцию. Не будет лишним, если вы разошлете эту ссылку всем коллегам. Если штат сотрудников компании превышает несколько сотен человек, то «Деликатный переезд» поможет проинструктировать руководителей отделов, чтобы те донесли важную информацию до подчиненных.

Договариваемся с администрациями или владельцами помещений

Когда вы обсудите со своими сотрудниками все детали, нужно договориться с администрацией и охраной офиса. Для начала стоит проверить, нет ли у вас задолженностей перед арендодателем. Потом нужно заказать пропуски для автомобилей и сотрудников мувинговой компании, чтобы не возникло проблем при вывозе имущества. Бывают случаи, когда мебель разобрана, все вещи упакованы и погружены в машины, а выехать с территории офисного центра не дают, потому что у администрации есть вопросы к компании. В таком случае придется все имущество возвращать в офис и назначать переезд на другой день. Это нарушение рабочего процесса и лишние затраты.


День переезда настал! Все сотрудники отдыхают (ну почти все)

В самый ответственный день потребуются только представители компании, которые помогут оперативно решить организационные вопросы: помочь проезду машин, пропустить специалистов «Деликатного переезда» на территорию, проследить, чтобы во все помещения был доступ, и уладить прочие формальности.

Все остальные заботы на себя берут специалисты «Деликатного переезда». Они разберут мебель, демонтируют оборудование, упакуют и перевезут все имущество и личные вещи сотрудников.

Осталось обустроиться на новом месте

В новом офисе сотрудники «Деликатного переезда» распакуют мебель, оргтехнику и расставят все четко по плану рассадки. Коробки с личными вещами сотрудников и их компьютеры распределят по их местам. При необходимости специалисты могут смонтировать стеллажи и витрины. Если компания дозаказала в офис новую мебель, сотрудники «Деликатного переезда» в удобное время соберут мебель и расставят по местам. И конечно, уберут и вывезут все ненужные упаковочные материалы. Так что ваши сотрудники смогут прийти в новый офис и сразу приступить к работе.

Компания «Деликатный переезд» дарит промокод MEDUZA5%, чтобы вы смогли заказать переезд офиса до 31 января 2019 года. Планируете им воспользоваться? Тогда заполните заявку и получите бесплатную консультацию. Менеджер поможет вам рассчитать бюджет и направит чек-лист для подготовки к переезду.

Иллюстрации: Настя Григорьева